Zatvaranje godine (zatvaranje godine, prelaz godine)
Šta i zašto
Na kraju poslovne godine tri stvari moraju da se dese, i to tim redom: klase uspjeha se zatvore u rezultat, salda se prenesu u novu godinu, i stara godina se zapečati — poslije toga u njoj više nema knjiženja. Čarobnjak vodi kroz sva tri koraka i ne dozvoljava da se preskoče.
Preduslovi
- Sve poslovne promjene godine su proknjižene — ne evidentirane, nego u knjigama.
- Podešavanja zatvaranja godine (konta dobiti, gubitka i međurezultata) su popunjena za firmu.
- Za sve korake je potrebno pravo izmjene nad Glavnom knjigom.
Četiri koraka
Čarobnjak se otvara sa Glavna knjiga → Zatvaranje godine (Ctrl+K → „Glavna knjiga — Zatvaranje godine"). Prvo se bira Godina koja se zatvara. Kretanje kroz korake ide strelicama po kartici koraka, F10 izvršava korak, Ctrl+Shift+Z ga poništava.
1. Provjere
Prvi korak samo gleda i ništa ne mijenja. Prikaže spisak provjera sa zelenom ili crvenom oznakom:
| Provjera | Prošla znači |
|---|---|
| Svi periodi su zaključani | nijedan mjesec godine nije ostao otvoren |
| Sve fakture su proknjižene | nema ulazne ni izlazne fakture bez naloga |
| Nema nacrta naloga | u godini nema naloga koji nije u knjigama |
| Predate PDV prijave su proknjižene | svaka predata prijava ima proknjižen nalog poravnanja |
| Podešavanja zatvaranja su kompletna | konta rezultata su podešena |
| Kontni okvir nije promijenjen | za novu godinu važi ista verzija kontnog plana |
Kad sve prođe: „Sve provjere su prošle — možete nastaviti". Ako nešto ne prođe: „Neke provjere nisu prošle — riješite ih prije nastavka", i ispod se ispiše šta konkretno blokira.
2. Zatvaranje klasa uspjeha
F10 knjiži zaključni nalog: prihodi i rashodi se zatvaraju u rezultat. Rezultat se javi odmah — „Zatvaranje je proknjiženo — dobit 12.500,00 (nalog br. 87)" ili isto tako za gubitak — uz link „Otvori nalog zatvaranja".
Korak je blokiran dok provjere ne prođu: „Prvo mora proći provjera prije zatvaranja klasa."
3. Početno stanje nove godine
F10 generiše nacrt početnog stanja nove godine: salda bilansnih konta i ostatke otvorenih stavki, stavku po stavku — ono što je 31.12. ostalo neplaćeno prelazi u novu godinu kao pojedinačna otvorena stavka, ne kao zbir.
Javi se: „Početno stanje nove godine je kreirano kao nacrt — proknjižite ga na ekranu početnog stanja." Link „Otvori ekran početnog stanja" vodi tamo; na tom ekranu se nacrt provjeri i F10 proknjiži.
Generisano početno stanje je zapis izveden iz stare godine. Ako se u staroj godini nešto promijeni poslije generisanja — proknjiži se zaostali nalog, zatvori ili razveže stavka — stornirajte početno stanje pa ga generišite iznova. Ručna prepravka bi napravila novu godinu koja ne odgovara staroj, i to bi se pokazalo tek na pečatu.
Čim je početno stanje proknjiženo, zatvaranja i razvezivanja u staroj godini se zamrzavaju.
4. Zaključavanje godine (pečat)
Posljednji korak zapečati godinu. Upozorenje je jasno: „Zaključavanje je nepovratno — nakon zaključavanja knjiženja i izmjene u ovoj godini više nisu mogući."
F10 otvara potvrdu u kojoj se prvo mora označiti „Razumijem da je ova radnja nepovratna", pa tek onda postaje dostupno dugme „Zaključaj godinu". Poslije toga stoji „Fiskalna godina je zaključana", a svaki pokušaj knjiženja u toj godini javlja „Fiskalna godina je zatvorena".
Šta pečat odbija
Zapečaćena godina mora biti u knjigama. Ako nije, pečat se odbija:
Godina se ne može zaključati dok postoje neproknjižene fakture, nacrti naloga ili predate PDV prijave bez naloga — proknjižite ih pa pokušajte ponovo
Ista lista koju čarobnjak prikazuje je i lista koja blokira — nema skrivenih razloga. Blokirati mogu četiri stvari, i svaka se rješava odavde:
| Šta blokira | Radnja u čarobnjaku |
|---|---|
| Faktura bez naloga (samo evidentirana) | „Proknjiži fakturu" — otvara isti modal knjiženja po šablonu kao F9 |
| Faktura sa storniranim nalogom | „Vrati na evidentirano" pa ponovno knjiženje |
| Nacrt naloga (bilo koji, i ručni) | „Proknjiži" na redu, ili „Proknjiži naloge" (F9) za sve odjednom |
| Predata PDV prijava bez naloga poravnanja | „Otvori PDV obračun" — poravnanje se knjiži tamo |
Dugme „Proknjiži naloge" proknjiži sve nacrte godine jednim potezom. Ako je neki nalog datiran u mjesecu koji je već zaključan, javi se: „Neki nalog je datiran u već zaključanom periodu — knjiženje iz čarobnjaka nije moguće. Otključajte period, proknjižite nalog, pa ga ponovo zaključajte." Link „Otvori periode" vodi na ekran perioda.
Mjesečna brana kod predaje PDV prijave hvata neproknjižene fakture — ali samo kad se prijava predaje. Firma koja nije PDV obveznik nikad kroz nju ne prođe. Bez ove provjere njen zaboravljeni nacrt bi bio zapečaćen u zatvorenu godinu i ostao zauvijek neproknjiživ. Zato pečat provjerava nacrte naloga nezavisno od faktura.
Pečat odbija i kad je početno stanje zastarjelo: prije zatvaranja se plan prenosa izvede iznova i uporedi sa onim što je proknjiženo. Ako se razlikuju — u međuvremenu je knjižen novi promet ili su stavke zatvarane — poruka to i kaže i traži isto: stornirati početno stanje, generisati ga i proknjižiti ponovo.
Poništavanje koraka
Svaki od prva tri koraka ima „Poništi korak" (Ctrl+Shift+Z), uz potvrdu: „Poništiti ovaj korak? Kreirani nalog će biti storniran ili uklonjen."
Zaključni nalog se ne stornira u Glavnoj knjizi — samo ovdje. Pokušaj sa liste naloga javlja:
Nalog zatvaranja klasa se storniše isključivo kroz čarobnjak zatvaranja godine (korak Poništi)
Razlog je datum: generički storno uzima današnji datum, a u januaru bi to bila nova godina — stara godina bi tada vidjela zatvaranje bez njegovog ogledala i rezultat bi se udvostručio pri sljedećem zatvaranju. Čarobnjak storno datira na 31.12. godine koja se zatvara.
Zapečaćena godina se ne otvara. Poništavanje koraka radi samo dok pečat nije stavljen.
Prelaz kontnog okvira
Kad se promijeni propis, za novu poslovnu godinu počne da važi nova verzija kontnog okvira. Čarobnjak to sam prepozna i u koraku 3 doda panel „Promjena kontnog okvira":
Za 2027. godinu važi nova verzija kontnog okvira (v1 → v2). Kopirajte novu verziju i mapirajte salda i reference sa starih na nova konta prije generisanja početnog stanja.
Tok je:
- „Kopiraj novu verziju okvira" — nova verzija se doda uz staru; firma od nove godine radi na njoj.
- Program predloži mapiranje staro → novo: „Provjerite predloženo mapiranje. Konta iste šifre su automatski povezana; ukinuta konta sa saldom ili referencom morate mapirati ručno."
- Za svako ukinuto konto izaberete novo. Kolona Razlog kaže zašto se konto uopšte pojavio na spisku — „Saldo za prenos", „Referenca u matičnim podacima" ili oboje. Brojač „Nemapiranih konta" pokazuje koliko je ostalo.
- „Potvrdi mapiranje". Dok ijedno obavezno konto nije mapirano: „Sva konta sa saldom ili referencom moraju biti mapirana prije potvrde."
Poslije potvrde: „Mapiranje kontnog okvira je potvrđeno — možete generisati početno stanje." Potvrda odjednom prebaci sve što u matičnim podacima pokazuje na konto — podrazumijevana konta partnera, konta firme, žiro računa, blagajni, amortizacionih grupa, pravila kontiranja i šablona knjiženja.
Šta se mijenja poslije prelaza
Ista šifra konta od tada postoji u dvije verzije — u staroj i u novoj. Program svaku knjigu čita kroz verziju koja važi za poslovnu godinu tog naloga, pa se stara godina i dalje gleda na starim kontima, a nova na novim.
Iz toga slijedi pravilo koje se u praksi najviše osjeti: knjiženje na konto koje ne pripada verziji okvira te godine se odbija:
Konto stavke ne pripada verziji kontnog okvira koja važi za poslovnu godinu naloga
Naknadno knjiženje u staroj godini je i dalje moguće i normalno — program tada sam vrati konta na stari okvir, pa se decembarska ispravka i u martu knjiži na konta koja su te godine važila. Ako konto ne može da se razriješi ni tako, knjiženje se odbije umjesto da završi na pogrešnom kontu.
Dok je mapiranje kopirano ali još nije potvrđeno, poruka je drugačija i kaže šta da radite:
Mapiranje kontnog okvira za ovu godinu još nije potvrđeno — potvrdite mapiranje okvira u čarobnjaku zatvaranja godine, pa ponovite knjiženje
Šta se dešava poslije
- Zaključni nalog i početno stanje stoje u knjigama kao obični nalozi, sa svojim brojevima.
- Nova godina počinje sa prenesenim saldima i pojedinačnim otvorenim stavkama.
- Zapečaćena godina je konačna: bez knjiženja, bez storna, bez zatvaranja stavki.
Povezano
- Nalozi za knjiženje — knjiženje nacrta koje pečat traži.
- Otvorene stavke — zamrzavanje poslije prenosa.
- Poslovne godine i periodi — zaključavanje mjeseci.
- Kontni plan — verzije kontnog okvira.
- PDV obračun — knjiženje poravnanja predate prijave.