Dokumenti (dokumenti) — prijem i obrada
Šta i zašto
Modul prima dokumente firme — otpremljene sa računara ili preuzete iz e-pošte — i vodi ih kroz automatsku obradu: prepoznavanje vrste, čitanje podataka, uparivanje sa partnerom i prijedlog knjiženja. Čovjek na kraju potvrđuje — osim kad firma izričito pusti program da knjiži sam: ulaznu fakturu koja ispunjava sve uslove izabranog stepena „Automatsko knjiženje ulaznih faktura" i izvod banke uz „Izvodi se knjiže automatski". Fiskalni račun i izlaznu fakturu iz Excela program ne knjiži sam. Šta program inače smije proknjižiti sam: Kako Arktiq radi.
Ekrani
Grupa Dokumenti u bočnom meniju, redom:
| Ekran | Čemu služi |
|---|---|
| Red čekanja | pročitani dokumenti koji čekaju čovjeka — prvi ekran grupe |
| Zaglavljeni dokumenti | obrada koja je stala, i vraćanje u obradu |
| Nerazvrstano | sanduče cijelog biroa: otpremanje bez biranja firme, dodjela po JIB-u kupca |
| Dokumenti (lista) | lista svih dokumenata firme, otpremanje, detalji |
| Email sandučići | sandučići iz kojih se prilozi preuzimaju automatski |
| AI pravila kontiranja | pravila po dobavljaču — samo u firmi koja vodi glavnu knjigu |
Red čekanja, Zaglavljeni dokumenti i AI pravila kontiranja traže pravo nad AI asistentom i opisani su u odjeljku AI asistent; Nerazvrstano se nudi samo korisniku sa pravom izmjene nad Dokumentima.
Šta se od sadržaja stvarno čita, šta se pokuša pa traži provjeru, a šta se samo čuva kao prilog — Koje dokumente Arktiq čita.
Put dokumenta
Otpremanje / e-pošta → Primljen → Klasifikovan → Ekstrahovan → Uparen
│ │ │
(Nerazvrstano: (više dokumenata Predložen │
prvo dodjela firmi) u fajlu → Razdvojen) ▼
Na pregledu → Proknjižen
└→ Evidentiran
bez naloga
Statusi koje ćete vidjeti u koloni Status:
| Status | Značenje |
|---|---|
| Primljen | stigao, obrada tek počinje |
| Klasifikovan | prepoznata vrsta (ulazna faktura, fiskalni račun, izvod banke…) |
| Parsiran / Ekstrahovan | pročitani podaci sa dokumenta — pravilom, odnosno AI-jem |
| Uparen | pronađen partner |
| Predložen | pripremljen prijedlog knjiženja |
| Na pregledu | čeka čovjeka u redu čekanja (uz razlog, kad ga program nije odobrio sam) |
| Odobren / Proknjižen | potvrđen, odnosno unesen u knjige (faktura + nalog); oznaka „Proknjižen automatski" uz status znači da ga je odobrio program od v2026.10 · KNJ-657 |
| Evidentiran bez naloga | odobren u firmi koja ne vodi glavnu knjigu, ili izlazna faktura iz Excela evidentirana u KIF-u — faktura postoji, naloga (još) nema; to je potpun ishod, ne greška; oznaka „Evidentiran automatski" znači da ga je odobrio program od v2026.08 · KNJ-397 |
| Odbijen | odbačen pri pregledu |
| Privremena greška | obrada će biti ponovljena |
| Greška | obrada je stala i čeka čovjeka |
| Arhiviran | posao je završen, dokument stoji kao prilog |
| Uvezen u izvode | izvod banke (ili njegov PDF) preuzet u Izvode |
| Razdvojen | fajl je podijeljen na više dokumenata i ostaje kao original od v2026.09 · KNJ-525 |
Program prvo pokušava deterministički: poznati format izvoda, poznat dobavljač, tačan JIB. AI se uključuje tek kad pravila ne daju odgovor. Zato potrošena AI kvota ne zaustavlja rad sa poznatim dokumentima — vidi AI potrošnja.
Preduslovi za rad
- Pravo Dokumenti (pregled za listu, izmjena za otpremanje i podjelu).
- Za automatski prijem: podešen bar jedan email sandučić.
- Kad je ugovor o korišćenju prestao, pošta se više ne preuzima, a otpremanje i ostale izmjene nisu mogući — v. Prestanak ugovora.
Povezano
- KUF — ulazne fakture — gdje dokument završava kad se odobri.
- Izvodi banke — izvodi imaju svoj tok uvoza, uz isti prijem dokumenata.
- Poruke pri obradi dokumenata — šta koja poruka znači i šta uraditi.