Automatsko knjiženje ulaznih faktura
Šta i zašto
Fakturu dobavljača koju redovno odobravate bez ijedne izmjene ne morate svaki put otvarati. Kad firma u Podešavanjima firme izabere stepen „Automatsko knjiženje ulaznih faktura", program takvu fakturu sam odobri iz Reda čekanja — isto kao da je neko pritisnuo A bez ijedne izmjene: nastaje faktura u KUF-u i, u firmi koja vodi glavnu knjigu, proknjižen nalog po prijedlogu kontiranja. Faktura koja ne ispunjava sve uslove ostaje u Redu čekanja, uz razlog.
Stepeni
| Stepen | Kako je faktura pročitana | Odakle je kontiranje | Vaša odobrenja dobavljača zaredom, bez izmjene |
|---|---|---|---|
| Isključeno (podrazumijevano) | — | — | ništa se ne odobrava samo |
| Oprezno | po prepoznatom formatu dokumenta (bez AI-ja), svako ključno polje sa punom sigurnošću 1,0 | sva konta iz pravila kontiranja dobavljača | najmanje 5 |
| Uobičajeno | svako ključno polje sa sigurnošću najmanje 0,95 — po prepoznatom formatu ili AI-jem | sva konta iz pravila kontiranja dobavljača | najmanje 5 |
| Široko | kao Uobičajeno | pravilo kontiranja, a kad ga nema AI prijedlog kontiranja sigurnosti najmanje 0,9 | najmanje 3 |
Ključna polja su JIB dobavljača, Osnovica, PDV, Ukupno i Broj fakture. Kad pravilo konto troška ostavlja otvorenim (Trošak (bira se u pregledu)), konto sa oznakom „AI preporuka — provjerite" prihvata samo Široko, i to uz sigurnost preporuke od najmanje 0,9. Prijedlog iz šablona firme se nikad ne odobrava sam.
Dobavljač čije pravilo dijeli trošak po grupama stavki
od v2026.10 · KNJ-676Kad pravilo dobavljača razvrstava stavke fakture po grupama, faktura se sama odobrava samo ako, uz sve ostale uslove stepena:
- su stavke pročitane i njihov zbir se tačno slaže sa fakturom (inače ostaje u redu sa razlogom „Zbir pročitanih stavki ne odgovara tačno iznosu fakture…" ili „…stavke ove fakture nisu pročitane.");
- svaku stavku je prepoznala grupa pravila, ili je u „Ostalo" sa konkretnim kontom — „Ostalo" sa kontom koji se bira u pregledu nikad se ne odobrava sam, ni na stepenu Široko;
- na stepenu Oprezno stavke su pročitane po formatu dokumenta (G-Petrol, Mtel); stavke koje je pročitao AI prihvataju samo Uobičajeno i Široko („Stavke je pročitao AI…");
- stavka koju je AI svrstao (Stavka bez grupe) drži fakturu u redu na stepenima Oprezno i Uobičajeno; na stepenu Široko prolazi samo kad je ocjena svake takve stavke najmanje 0,90.
Pravilo po procentima se računa kao pravilo bez uslova po stavkama. Premještanje stavke u drugu grupu pri vašem odobravanju je izmjena: niz odobrenja bez izmjene tog dobavljača počinje od nule.
Uslovi na svakom stepenu
- pročitano je svih pet ključnih polja i datum fakture;
- provjera pročitanih podataka nije našla neslaganje;
- faktura je u KM, od dobavljača iz BiH, prepoznatog po JIB-u ili PDV broju (ne po referenci ni po sličnom nazivu);
- dokument nosi jednu fakturu i nije fiskalni račun — račun sa kase uvijek odobrava čovjek;
- u KUF-u nema slične fakture istog dobavljača (isti iznos, datum do 3 dana razlike) — provjerava se i u trenutku knjiženja, pa od dvije kopije iste fakture koje čekaju zajedno program proknjiži samo jednu; faktura sa istim brojem se odbija kao i pri ručnom odobravanju (Duplikat);
- poslovna godina, period i PDV mjesec za datum prijema su otvoreni;
- nalog ovog dokumenta nikad nije storniran.
Kada program pokušava
- čim obrada stavi ulaznu fakturu u Red čekanja — otpremljenu, stiglu e-poštom, dio podijeljenog fajla ili ponovo obrađenu;
- kad se stepen izabere ili promijeni i forma sačuva — forma se sačuva odmah, a sve ulazne fakture koje u tom trenutku čekaju program obrađuje u pozadini, za nekoliko trenutaka;
- kad se osobi koja je izabrala stepen ponovo aktivira nalog ili vrati pravo — tada se ponovo pokušaju fakture koje čekaju.
Posljedice
- Odobrava se u ime osobe koja je izabrala stepen: ona je u istoriji izmjena i na nalogu.
- Nalog se proknjiži i kad je „Odobreni dokumenti se odmah proknjižavaju" isključeno — to podešavanje važi za odobrenja koja daje čovjek.
- U firmi koja ne vodi glavnu knjigu uslov o kontiranju se ne postavlja: faktura se samo evidentira u KUF-u, a dokument dobija status „Evidentiran bez naloga".
- Na listi Dokumenti i na listi Ulazne fakture takav red nosi oznaku „Proknjižen automatski" (bez glavne knjige „Evidentiran automatski"), a filter „Način odobravanja" prikazuje samo „Odobreni automatski" ili samo „Ostali". Oznaka kaže šta je program uradio i ostaje i kad se nalog kasnije stornira; storno red u KUF-u je vaš, pa je među „Ostalim".
- Automatsko odobrenje se ne broji kao vaše odobrenje bez izmjene.
- Nalog se stornira kao svaki drugi. Storno, kasnija izmjena i „Ispravi" fakture odobrene u Redu čekanja (vama ili automatski) vraćaju brojanje odobrenja tog dobavljača na početak; fakturu unesenu ručno to ne dira, ni kad ima priložen dokument. Dokument čiji je nalog storniran program više ne odobrava sam.
Zašto faktura nije odobrena automatski
Na fakturi koja je ostala u Redu čekanja, iznad polja, stoji „Nije odobreno automatski:" i spisak razloga, npr. „Za ovog dobavljača nema pravila kontiranja.", „Sigurnost čitanja polja „PDV" je 0,82, a potrebno je najmanje 0,95." ili „U KUF-u već postoji slična faktura istog dobavljača — mogući duplikat." Razlog može biti i ono što bi odbilo i ručno odobravanje (zatvoren period, isti broj fakture).
Kad je razlog to što program još uči dobavljača („Arktiq još uči kako odobravate fakture ovog dobavljača…"), uz razlog stoji mala traka „Obuka za (naziv dobavljača): X % završeno". Traka pokazuje koliki je dio potrebnih odobrenja bez izmjene za izabrani stepen već tu; broj odobrenja se ne prikazuje. Svako vaše odobrenje bez izmjene je puni, a izmjena je vraća na početak.
Dok je stepen Isključeno, razloga i trake nema. Fakturu sa razlogom odobravate ili odbijate kao i svaku drugu.
Upozorenja
- Pauza: kad je osoba koja je izabrala stepen deaktivirana ili više nema pravo uređivanja u modulu AI za ovu firmu, program ne odobrava ništa (provjerava to prije svake fakture); fakture čekaju u Redu čekanja sa razlogom „Automatsko knjiženje ulaznih faktura je pauzirano…", a isto piše i u Podešavanjima firme. Kad se pauza završi, razlog nestaje i program sam nastavlja.
- Izbor stepena se ne preuzima sa „Preuzmi iz firme…".