Red čekanja — odobravanje dokumenata

Šta i zašto

Red čekanja je ljudska kapija cijele automatske obrade. U njemu stoje dokumenti koje je program pročitao i za koje je pripremio prijedlog: ko je dobavljač, koji je broj fakture, koji iznosi i kako bi se to knjižilo. Dok neko to ne odobri, u knjigama nema ničega.

Jedan dokument — jedan ekran: dokument sa lijeve strane, pročitani podaci sa desne.

Šta ulazi u red, a šta ne

Dolazi u red	Ne dolazi
ulazne fakture koje je obrada pročitala	izvodi banke (idu u Izvode)
	naše izlazne fakture i ostali dokumenti — arhiviraju se
	dokumenti kod kojih je obrada stala (Zaglavljeni)

Preduslovi

• Dokument je stigao i obrađen (Dokumenti).
• Pravo izmjene nad AI asistentom (za samo gledanje reda dovoljno je pravo pregleda).

Ekran

Gore stoji Preostalo: N. Lijevo je pregled dokumenta (sa „Preuzmi dokument" ako pregled nije moguć), desno polja pročitana sa dokumenta:

Partner (dobavljač), Broj fakture, Datum fakture, Datum dospijeća, Neto, PDV, Ukupno, Zatezna kamata i Referenca kupca.

Polja u koja program nije siguran su označena. E vodi kursor na prvo sporno polje — to je najbrži način da se provjeri baš ono što treba.

Partner

Program partnera pronalazi po JIB-u, PDV broju ili referenci kupca. Kad ga nađe tako, partner je popunjen i nema šta da se bira.

Kad ne nađe tačan pogodak:

• prijedlog po nazivu — prikazuje se sa oznakom sličnosti („Sličnost 92%") i dugmetom „Potvrdi predloženog". Prijedlog se nikad ne primjenjuje sam;
• F4 otvara prošireno pretraživanje partnera (po nazivu ili JIB-u);
• „Kreiraj partnera" otvara unos novog partnera sa podacima sa dokumenta.

Bez partnera se ne odobrava: „Partner je obavezan — izaberite postojećeg ili kreirajte novog."

Referenca kupca

Ako dokument nosi šifru kupca kod dobavljača (na primjer broj mjernog mjesta), možete je ovdje i registrovati — „Registruj referencu" traži naziv koji ćete ubuduće vidjeti umjesto šifre. Više o tome: Reference kupca.

Ako referenca sa dokumenta pripada drugom dobavljaču, program to kaže i ne veže je za ovu fakturu.

Upozorenje na duplikat

Kad postoji slična već proknjižena faktura, iznad polja stoji: „Moguć duplikat — slična faktura već postoji." uz vezu „Pogledaj postojeću fakturu".

Upozorenje ne blokira odobravanje — jedan te isti dobavljač zaista ume da izda dvije slične fakture istog dana. Odluka je vaša, ali je donosite sa podatkom, a ne slučajno.

Odobravanje

A (ili dugme „Odobri") odobrava dokument. U jednom potezu nastaje:

1. ulazna faktura u KUF-u, sa vezom na dokument;
2. nalog za knjiženje po prijedlogu kontiranja — samo ako firma vodi glavnu knjigu;
3. dokument dobija status obrađenog.

Da li nalog ostaje nacrt ili se odmah knjiži, zavisi od podešavanja firme „Odobreni dokumenti se odmah proknjižavaju" (Podešavanja firme).

Prečice koje štede najviše vremena:

Prečica	Radnja
A	Odobri
Ctrl+Enter	Odobri i otvori sljedeći
N	Sljedeći bez odluke
E	Fokusiraj prvo sporno polje
R	Odbij uz razlog
F4	Prošireno pretraživanje partnera

Zapamti kao pravilo (Alt+U)

Poslije odobravanja program pita: „Zapamti kao pravilo za partnera …?". Prihvatanje pravi pravilo kontiranja — sljedeća faktura tog dobavljača se kontira determinističkim pravilom, bez AI-ja i bez trošenja kvote.

Firma koja ne vodi glavnu knjigu

Mali preduzetnik i firma na prostom knjigovodstvu ne vode glavnu knjigu, pa odobravanje kod njih staje na fakturi: nastaje ulazna faktura u KUF-u i ništa se ne knjiži. To je potpun i ispravan ishod — faktura u KUF-u je cijela evidencija.

Kako to izgleda na ekranu:

• iznad polja stoji napomena „Firma ne vodi glavnu knjigu — dokument se evidentira u KUF bez naloga.", sivo, jer je to normalno stanje a ne upozorenje;
• prijedlog kontiranja se ne traži uopšte (ne troši se AI kvota), pa se poslije odobravanja ne nudi ni „Zapamti kao pravilo";
• dokument dobija status „Evidentiran bez naloga" umjesto „Proknjižen".

od v2026.08 · KNJ-397

Odbijanje

R otvara Odbijanje dokumenta sa obaveznim Razlogom odbijanja (najviše 500 znakova). Odbijen dokument ne ulazi u knjige i ostaje zabilježen sa razlogom.

Šta se u ovoj verziji ne može odobriti

• Dokument sa više faktura — „Dokument sadrži više faktura — automatsko odobravanje nije podržano u ovoj verziji." (jedan PDF dobavljača sa deset računa).
• Faktura u stranoj valuti — „Faktura je u stranoj valuti — u ovoj verziji se mogu odobriti samo fakture u konvertibilnim markama (BAM)."

Takav dokument se unosi ručno kroz KUF.

Kad prijedloga kontiranja nema

Ponekad dokument stigne u red bez prijedloga knjiženja. Tada se iznad polja pojavi napomena, na primjer: „AI kvota za ovaj mjesec je potrošena — kontiranje unesite ručno." Podaci sa fakture su i dalje pročitani; ručno se dodaje samo kontiranje.

Šta se dešava poslije

• Faktura je u KUF-u i ulazi u PDV knjige.
• Ako firma vodi glavnu knjigu, nalog je u njoj (kao nacrt ili proknjižen); ako ne vodi, naloga nema i dokument stoji kao „Evidentiran bez naloga".
• Red je kraći za jedan dokument; brojač Preostalo to odmah pokaže.

Povezano

• Dokumenti — put dokumenta do reda čekanja.
• Pravila kontiranja
• Zaglavljeni dokumenti
• KUF — knjiženje F9

TESTER

Šta provjeriti

• Prijedlog partnera po nazivu ne smije sam popuniti partnera — traži se potvrda.
• Odobravanje sa uključenim „Odobreni dokumenti se odmah proknjižavaju" mora ostaviti proknjižen nalog, a bez njega nacrt.
• Dva istovremena odobravanja istog dokumenta: jedno prolazi, drugo dobija poruku o sukobu i ne pravi drugu fakturu.
• U firmi koja ne vodi glavnu knjigu odobravanje ne smije napraviti nalog: faktura ostaje evidentirana, dokument dobija „Evidentiran bez naloga", a napomena o tome stoji na ekranu.
• Upozorenje na duplikat ne smije blokirati odobravanje.
• Odbijanje bez razloga se odbija.