Red čekanja — odobravanje dokumenata
Šta i zašto
Red čekanja je ljudska kapija automatske obrade: tu stoje pročitani dokumenti sa prijedlogom (dobavljač, broj fakture, iznosi, kontiranje). U knjige ulaze tek odobrenjem — čovjekovim, ili programa kad firma uključi automatsko knjiženje ulaznih faktura.
Šta ulazi u red, a šta ne
| Dolazi u red | Ne dolazi |
|---|---|
| ulazne fakture koje je obrada pročitala | izvodi banke (idu u Izvode) |
| fiskalni računi — Račun sa kase i Excel faktura | dokumenti koje obrada nije pročitala — arhiviraju se |
| izlazne fakture koje je klijent sam izdao (Excel) | dokumenti kod kojih je obrada stala (Zaglavljeni) |
Preduslovi
- Dokument je stigao i obrađen (Dokumenti).
- Pravo pregleda nad AI asistentom za gledanje reda; odobravanje i odbijanje traže pravo izmjene — bez njega su polja samo za čitanje, a Odobri i Odbij isključeni (Preskoči i F5 rade).
Ekran „Red čekanja"
Ctrl+K → „Dokumenti — Red čekanja". Gore stoji Preostalo: N i veza Zaglavljeni dokumenti (dokumenti koji u red nisu stigli). Kad je red prazan: „Red je prazan 🎉" i Nazad na početnu.
Lijevo je pregled dokumenta (dio podijeljenog fajla — na svojoj prvoj strani); kad ne uspije, ispod je Preuzmi dokument. Desno su polja ulazne fakture:
Partner (dobavljač), Broj fakture, Datum fakture, Datum prijema, PDV period, Datum dospijeća, Neto, Neoporezivi iznos (dio neta bez PDV-a), PDV, „PDV obračunat po stavkama", Ukupno, Zatezna kamata, Poziv na broj i, kad ih dokument nosi, Referenca kupca, polja za stranu valutu i PDV tretman stranog dobavljača.
Polja u koja program nije siguran su označena procentom pouzdanosti. E vodi kursor na prvo sporno polje; Tab i Enter idu kroz polja redom.
Detaljno: Partner i upozorenja, Datumi i iznosi i Strani dobavljač i strana valuta.
Prijedlog kontiranja
od v2026.10 · KNJ-653U firmi koja vodi glavnu knjigu ispod pročitanih podataka stoje stavke naloga koje će odobravanje proknjižiti, sa oznakom izvora — „Pravilo kontiranja", „AI prijedlog" ili „Šablon firme"; mijenjaju se tastaturom (F6). Detalji: Prijedlog kontiranja u redu čekanja. Pravilo po grupama stavki dodaje iznad njega panel „Stavke fakture". od v2026.10 · KNJ-676
Odobravanje
Odobri (A, ili Ctrl+Enter i iz polja za unos) odobrava dokument i otvara sljedeći. U jednom potezu nastaje:
- ulazna faktura u KUF-u, sa vezom na dokument;
- nalog za knjiženje sa stavkama koje stoje u prijedlogu kontiranja na ekranu — samo ako firma vodi glavnu knjigu;
- dokument dobija status Proknjižen (odnosno Evidentiran bez naloga).
Poruka: „Dokument je odobren." Ostaje li nalog u pripremi ili se odmah knjiži, odlučuje podešavanje firme „Odobreni dokumenti se odmah proknjižavaju" (Podešavanja firme). Kad se odmah knjiži, faktura se zatvara preplatom tog dobavljača ako je ima („Faktura zatvorena preplatom: …") — v. Preplate.
Prije slanja program provjerava ono što bi odobravanje sigurno odbilo i kaže to iznad polja, uz kursor na polju: „Partner je obavezan — izaberite postojećeg ili kreirajte novog.", „Broj fakture je obavezan." Isto važi za prijedlog kontiranja koji se još ne može proknjižiti — v. Kad odobravanje ne kreće. Faktura koja je već u KUF-u se odbija: Duplikat.
| Prečica | Radnja |
|---|---|
| A | Odobri (van polja za unos) |
| Ctrl+Enter | Odobri i sljedeći — radi i iz polja |
| N | Sljedeći bez odluke (dugme „Preskoči"; „U redu čekanja nema drugog dokumenta." kad drugog nema) |
| E | Fokusiraj prvo sporno polje |
| R | Odbij uz razlog |
| F4 | Prošireno pretraživanje partnera |
| F6 / Shift+F6 | Prijedlog kontiranja ↔ „Odobri" (u stavkama naloga A, N, E i R ne rade); uz panel stavki kroz četiri dijela ekrana od v2026.10 · KNJ-676 |
| F5 | Ponovo učitaj red |
Preskočeni dokument se vraća u red pri sljedećem učitavanju.
Zapamti kao pravilo
Kad se proknjiženo kontiranje razlikuje od prijedloga pravila ili AI-ja, a dobavljač nema aktivno pravilo, poslije odobravanja se pojavi „Zapamti kao pravilo za partnera …?" sa dugmetom Zapamti (Alt+U) — Pravilo iz odobrenog dokumenta; za premještene stavke fakture — Zapamti razvrstavanje.
Firma koja ne vodi glavnu knjigu
Mali preduzetnik i firma na prostom knjigovodstvu ne vode glavnu knjigu, pa odobravanje staje na fakturi u KUF-u. Iznad polja stoji napomena „Firma ne vodi glavnu knjigu — dokument se evidentira u KUF bez naloga."; prijedlog kontiranja se ne traži (ne troši se AI kvota) i ne prikazuje, pa nema ni „Zapamti kao pravilo". od v2026.08 · KNJ-397
Kad faktura nije odobrena automatski
Kad faktura ostane u redu iako firma koristi automatsko knjiženje ulaznih faktura, iznad polja stoji „Nije odobreno automatski:" sa razlozima, a za dobavljača kojeg program još uči i traka „Obuka za …: X % završeno".
Dijalog „Odbijanje dokumenta"
R (ili Odbij) otvara dijalog sa obaveznim Razlogom odbijanja (najviše 500 znakova). Odbij u dijalogu odbija dokument („Dokument je odbijen."), Odustani zatvara. Bez razloga: „Razlog odbijanja je obavezan." Odbijen dokument ne ulazi u knjige; razlog stoji na detalju dokumenta kao Razlog odbacivanja.
Kad nema pravila ni AI prijedloga
Podaci sa fakture su pročitani, a prijedlog kontiranja je iz šablona firme — provjerite ga. Zašto, piše ispod oznake izvora prijedloga (npr. „AI nije uključen."). Samo kad je AI kvota potrošena, iznad polja stoji i napomena „AI kvota za ovaj mjesec je potrošena — kontiranje unesite ručno.", a na vrhu ekrana traka „AI kvota potrošena — obnavlja se 1. u mjesecu…".
Dokument sa više faktura koji nije podijeljen se ne odobrava („Dokument sadrži više faktura…") — unesite ga ručno kroz KUF.
Šta se dešava poslije
Faktura je u KUF-u i ulazi u PDV knjige; brojač Preostalo je manji za jedan.