Dokumenti — otpremanje, lista, detalji
Šta i zašto
Lista dokumenata je ulaz u sistem: otpremanje, obrada i faktura.
Preduslovi
- Pravo pregleda nad Dokumentima za listu i detalje; otpremanje i podjela traže pravo izmjene. Bez njega je dugme Otpremi isključeno i kaže „Nemate pravo izmjene u ovom modulu".
- „Kreiraj ulaznu fakturu" traži pravo izmjene nad KUF-om, „Evidentiraj izlaznu fakturu" nad KIF-om.
Otpremanje (F2)
- Ctrl+K → „Dokumenti — Lista", pa Otpremi (F2 ili Insert) — ili prevucite fajlove na ekran („Prevucite dokumente ovdje"). od v2026.10 · KNJ-667
- Podržani formati: PDF, JPG, PNG, XML, TXT, DOCX, XLS i XLSX, najviše 25 MB po fajlu.
- Fajlovi se šalju u serijama od po 20, a dok traje stoji „Slanje fajlova: 20/45" i procenat otpremanja.
- Po završetku: „Otpremljeno dokumenata: 45".
Odbijanja su izričita: „Nedozvoljen tip fajla", „Fajl je prevelik (najviše 25 MB)", „Fajl je prazan". Jedan takav fajl zaustavlja cijeli izbor — ništa se ne šalje dok ga ne izbacite. Novo otpremanje dok prethodno traje: „Sačekajte da se završi otpremanje u toku, pa pokušajte ponovo." Pun prostor plana: „Dostignut limit plana (… GB prostora za dokumente)…".
Fajl koji se otprema nije nužno i fajl iz kojeg se čitaju podaci: KM izvod banke u PDF-u, CMR ili otpremnica se čuvaju kao prilog i iz njih se ništa ne vadi. Šta se čita, šta se pokuša pa traži provjeru, a šta se samo čuva — Koje dokumente Arktiq čita.
Ako je isti dokument već u ovoj firmi: „Dokument racun-123.pdf već postoji", uz radnju „Otvori postojeći". Program poredi sadržaj, ne naziv fajla — preimenovan isti dokument je i dalje duplikat. Ako je postojeći dokument bio zaustavljen, poruka glasi „…već postoji — ponovo je poslat na obradu." i obrada se pokreće ponovo.
Ekran „Dokumenti"
Kolone: Naziv, Tip, Status, Datum i Izvor.
- Tip: Ulazna faktura, Izlazna faktura, Izvod banke, Fiskalni račun, Interni dokument, Ostalo.
- Izvor: Email (stigao u sandučić), Otpremanje (ručno), API i Dio dokumenta (nastao podjelom fajla).
- Status: v. tabelu na pregledu modula.
Filteri: pretraga po nazivu (F3 vodi u polje), status, tip, način odobravanja („Odobreni automatski" / „Ostali") i period (Datum od / Datum do). Esc u filteru ga briše i vraća kursor u tabelu, F5 osvježava listu.
Ekran „Detalji dokumenta"
Enter na redu otvara detalje: lijevo pregled samog dokumenta, desno Naziv, Tip, Status, Izvor, Veličina, Datum, Format dokumenta kojim je pročitan i Pouzdanost čitanja. Kad je potrebno, tu stoje i:
- Greška obrade — zašto je obrada stala, uz radnju koja to rješava kad je ima;
- Razlog odbacivanja — tekst onako kako ga je knjigovođa upisao u redu čekanja;
- uz tip: „AI je pročitao: izlazna faktura — tip je ispravljen prema JIB-u na dokumentu." kad je program ispravio procjenu (Promjena tipa dokumenta);
- Izvorni dokument, Strane izvornog dokumenta i Dokumenti iz ovog fajla kod podijeljenog fajla.
Radnje:
| Radnja | Prečica | Kada se nudi |
|---|---|---|
| Preuzmi dokument | — | uvijek; original, onakav kakav je stigao |
| Kreiraj ulaznu fakturu | F2 | ulazna faktura, fiskalni račun, ostalo ili dokument bez tipa |
| Evidentiraj izlaznu fakturu | F2 | izlazna faktura, ostalo ili dokument bez tipa |
| Podijeli dokument | F7 | dok se fajl još može podijeliti |
| Promijeni tip i obradi ponovo | — | arhiviran ili zaustavljen dokument — Promjena tipa |
| Kreiraj žiro račun | — | izvod zaustavljen porukom „Žiro račun iz fajla ne postoji — kreirajte ga."; bez prava izmjene Matičnih podataka: „Žiro račun iz fajla ne postoji." i „Žiro račun može kreirati korisnik sa pravom izmjene Matičnih podataka." |
| Nazad na listu | Alt+← | uvijek |
F2 (ili Insert) otvara formu fakture sa dokumentom prikačenim uz nju, pa se podaci prepisuju gledajući original (ulazna faktura dobije samo predloženi datum prijema i PDV period). Promjenu tipa pokreće dugme ili Ctrl+K. od v2026.10 · KNJ-666 Za interni dokument te dvije radnje ne postoje: umjesto njih stoji veza „Interni dokument — evidentira se iz reda čekanja, uz izbor vrste (02 ili 05)."
Na slici dugme „Kreiraj ulaznu fakturu" nosi staru prečicu; sada je F2.
Za formate koji se ne prikazuju u pregledaču stoji „Pregled nije dostupan za ovaj tip fajla", a kad pregled ne uspije „Dokument nije moguće prikazati. Preuzmite ga ili pokušajte ponovo." — dokument se i dalje preuzima.
Dijalog „Nova faktura iz dokumenta"
Kad se nude obje radnje, F2 prvo pita koju: Enter bira, Esc odustaje.
od v2026.10 · KNJ-666Dijalog „Novi žiro račun"
Otvara ga Kreiraj žiro račun kod izvoda koji je stao jer račun iz fajla ne postoji. To je ista forma kao u Matični podaci — Žiro računi, samo je broj računa već upisan onako kako ga fajl navodi (kod deviznog izvoda i valuta i IBAN). Sačuvajte (F10; firma koja vodi glavnu knjigu prije toga bira i konto) — v. Uvoz izvoda. Poslije čuvanja dokument se sam vraća u obradu. Ako nemate i pravo izmjene nad AI asistentom, račun se ipak kreira, a program javi: „Žiro račun je kreiran, ali dokument nije vraćen u obradu…" — tada Obradi ponovo na Zaglavljenim dokumentima pokreće kolega sa tim pravom.
Kad obrada stane
- Privremena greška znači da će program pokušati ponovo sam.
- Kad se automatski pokušaji potroše: „Iskorišćeni su svi automatski pokušaji obrade — pokrenite obradu ručno."
- Dokument koji predugo stoji na istom mjestu pojavljuje se među zaglavljenim dokumentima uz objašnjenje „Obrada je stala — dokument čeka duže nego što bi trebalo." od v2026.08 · KNJ-363
Sve poruke i šta s njima uraditi: Poruke pri obradi dokumenata.
Šta se dešava poslije
- Obrađen dokument čeka čovjeka u Redu čekanja — osim ulazne fakture koju program odobri sam.
- Odobrenjem nastaje ulazna faktura u KUF-u, a u firmi koja vodi glavnu knjigu i nalog (status Proknjižen); bez glavne knjige naloga nema, a status je Evidentiran bez naloga. od v2026.08 · KNJ-397
- Original ostaje sačuvan kao prilog uz fakturu.