Izlazne fakture klijenta iz Excela
Šta i zašto
Mnogi klijenti fakturišu u svom programu i biro dobije Excel fajlove (.xlsx), a ne PDF. Umjesto
prepisivanja, takav fajl se otprema kao svaki drugi dokument: program ga pročita i faktura stiže u red
čekanja, a poslije odobravanja stoji u KIF-u.
Preduslovi
- Fajl je iz programa čiji oblik fakture Arktiq poznaje. Oblik se uči za svaki program posebno — za sada je to jedan program jednog klijenta. Fakturu iz drugog programa program ne čita kao izlaznu: unesite je ručno (Evidentiranje izlazne fakture) i javite se podršci da oblik dodamo.
- Pravo izmjene nad Dokumentima (otpremanje) i nad AI asistentom (odobravanje u redu čekanja).
- Za knjiženje oslobođenih faktura: konto prihoda za taj osnov u Podešavanjima firme — po jedno polje za svaki osnov (npr. „Konto prihoda — oslobođenje po čl. 27").
Koraci
- Otpremite fajlove na listi dokumenata firme koja ih je izdala (ili u Nerazvrstano, ili ih klijent pošalje na sandučić). Izaberite koliko god fajlova treba — šalju se u serijama, uz „Slanje fajlova: N/M".
- Program pročita broj, datum fakture, datum prometa, kupca, valutu, iznose i osnov oslobođenja od PDV-a ako ga faktura navodi.
- U Redu čekanja provjerite kupca, osnov oslobođenja i kolonu u e-KIF-u u koju promet ulazi, pa odobrite (A).
- Poruka „Izlazna faktura je evidentirana u KIF-u." — faktura stoji u KIF-u kao evidentirana, a dokument dobija status Evidentiran bez naloga.
- Proknjižite je sa F9 iz KIF-a, isto kao svaku drugu evidentiranu fakturu.
Ko je na fakturi — šta dokument postaje
⚠ Isti fajl nije za svaku firmu ista stvar, i to je namjerno. Program uporedi identifikatore sa fakture sa identifikatorima aktivne firme:
| Ko je na fakturi | Šta dokument postaje |
|---|---|
| izdavalac je aktivna firma | izlazna faktura — ide u KIF |
| kupac je aktivna firma | ulazna faktura — ide u KUF |
| obje strane su aktivna firma | interni dokument — traži da izaberete vrstu (02 — interna faktura ili 05 — interni obračun) |
| nijedna strana nije aktivna firma | čita se kao ulazna i ide u red čekanja — dokument se nikad ne odbacuje |
Ako biro vodi i klijenta i njegovog kupca, obje firme dobiju svoj primjerak: kod jedne je faktura izlazna, kod druge ulazna — to je ista isprava kod dvije strane, i program drugu kopiju napravi sam. Ako je firma izdavaoca tu fakturu već unijela ručno u KIF (isti broj, ista godina, bez priloženog dokumenta), fajl se samo priloži uz postojeći red — druga faktura ne nastaje i ništa ne čeka u redu čekanja.
Posljedice
- U KIF-u je evidentirana faktura sa fajlom kao prilogom; nalog nastaje tek sa F9.
- Kolona e-KIF-a je zamrznuta onakva kakvu ste odobrili.
- Konto prihoda za oslobođenu fakturu se uzima iz Podešavanja firme; ako polje za taj osnov nije popunjeno, knjiženje se odbija porukom koja imenuje baš to polje.
Upozorenja
Ako broj već postoji u KIF-u te godine, odobravanje se odbija: „Faktura broj … već postoji u KIF-u za … godinu." Najčešći uzrok je isti fajl otpremljen dva puta. Uz poruku stoji veza „Pogledaj postojeću fakturu" na pregled fakture koja je već u KIF-u.
- Ako je firma tu godinu već fakturisala kroz Arktiq, prepisivanje tuđe numeracije u tu godinu je zaključano — vidi Evidentiranje izlazne fakture.
- Firma u sistemu PDV-a ne može odobriti fakturu sa iznosom bez PDV-a dok ne izabere Osnov oslobođenja: „Faktura nosi iznos bez PDV-a — izaberite osnov oslobođenja (član Zakona o PDV-u) u polju „Osnov oslobođenja“. …" — kursor ide u to polje, a dokument ostaje u redu čekanja. od v2026.10 · KNJ-687