Nerazvrstano — prijem prije nego što se zna čija je firma
Šta i zašto
Biro skenira hrpu papira odjednom, a u toj hrpi su dokumenti više klijenata. Nerazvrstano je sanduče cijelog naloga: otpremite sve odjednom, bez biranja firme. Program pročita JIB kupca sa dokumenta i:
- ako je to JIB tačno jedne vaše firme — dokument sam ode u tu firmu i nastavlja redovnu obradu;
- u svakom drugom slučaju čeka vas, uz rečenicu koja kaže zašto.
Jedan izuzetak: Excel fakturu koju je klijent sam izdao, u obliku koji Arktiq prepoznaje, program dodjeljuje i po izdavaocu — kad kupac nije nijedna vaša firma, a izdavalac jeste tačno jedna, dokument ode u firmu izdavaoca. Kad su na takvoj fakturi i kupac i izdavalac vaše firme, dokument dobija firma kupca, a firma izdavaoca svoju kopiju — ista faktura je kod jedne izlazna, a kod druge ulazna.
Naziv firme se koristi isključivo kao prijedlog koji vam ekran ponudi unaprijed. Dodjelu uvijek potvrđujete vi — „Petrović d.o.o." i „Petrović promet d.o.o." se po nazivu ne razlikuju dovoljno da bi program smio odlučiti sam.
Preduslovi
- Pravo izmjene nad Dokumentima. Korisniku sa pravom pregleda ekran se ne nudi ni u pretrazi (Ctrl+K) ni u bočnom meniju, ali on može da pita asistenta („šta je stiglo nerazvrstano?") — asistent čita isti spisak.
- Firme kojima se dokument dodjeljuje su aktivne firme vašeg naloga; aktivna firma u zaglavlju programa ovdje nije važna.
Kako se otprema
- Ctrl+K → „Dokumenti — Nerazvrstano".
- F2 ili Insert (ili dugme Otpremi) od v2026.10 · KNJ-667 i izaberite fajlove — do 20 odjednom, isti formati i ista ograničenja veličine kao na listi dokumenata.
- „Primljeno fajlova: N" — fajlovi se pojave u listi sa natpisom „Dokument se čita…" i program počinje da ih čita.
Isti fajl otpremljen dva puta se ne udvaja: „Već primljeno ranije: N".
Ekran „Nerazvrstano"
Kolone: Fajl (kod dijela snopa i njegove strane), Izvor, JIB kupca (ili „kupac nije naveden"), Zašto čeka, Prijedlog (firma predložena po nazivu) i Primljeno. Lista počinje od najstarijeg fajla; kad ih je više, ispod stoji „Prikazano 200 od N fajlova — razvrstajte ove pa učitajte ponovo." F5 osvježava listu.
Dokumenti iz zajedničkog sandučića
od v2026.09 · KNJ-576Osim otpremanja, Nerazvrstano puni i zajednički sandučić: svaki prilog poruke postaje svoj red i razvrstava se po istim pravilima kao otpremljeni fajl.
- Kolona Izvor kaže odakle je red stigao: Otpremanje, ili Email · adresa pošiljaoca. Ako je sandučić u međuvremenu obrisan, piše samo Email.
- Iznad liste je izbor Izvor (Svi / Otpremanje / Email) — Tab do njega, pa strelicama.
- Ako isti prilog stigne ponovo, a dokument iz njega je zastao u obradi, program ga vraća u obradu.
- Ako firma kojoj dokument pripada već ima isti fajl (npr. stigao je i na njen sandučić), red se zatvara sam i vezuje za postojeći dokument — ne čeka vas i ne pravi duplikat.
Sanduče pamti sadržaj svakog fajla koji je kroz njega prošao, i kad je već dodijeljen firmi. Ponovo skenirana hrpa dobija „Već primljeno ranije" i ne pravi novi red: sadržaj je već dokument neke firme, a drugi red bi vodio ka dvostrukom knjiženju. Ako isti papir treba da uđe u još jednu firmu, otpremite ga sa liste dokumenata te firme.
Zašto dokument čeka
| Poruka | Šta se desilo | Šta uraditi |
|---|---|---|
| Kupac na dokumentu nije nijedna vaša firma. | JIB je pročitan, ali ne pripada nijednoj vašoj aktivnoj firmi | provjerite je li firma uopšte zavedena, pa dodijelite ručno |
| Isti JIB imaju dvije vaše firme — izaberite kojoj pripada. | dokument navodi PDV broj (12 cifara) koji odgovara JIB-ovima dvije vaše firme | izaberite kojoj pripada |
| Dokument ne navodi kupca. | fiskalni račun bez ID-a kupca, otpremnica, CMR | dodijelite ručno; ako je naziv pročitan, firma je već predložena |
| Sadržaj fajla nije pouzdano pročitan — razvrstajte ga ručno. | skeniranje je nečitko ili je snop nejasan | dodijelite ručno, pa dokument po potrebi podijelite |
| AI kvota je potrošena — dokument čeka sljedeći pokušaj. | čitanje se nije moglo obaviti | ništa — dokument se sam javi čim se kvota obnovi (1. u mjesecu) ili se plan promijeni |
| AI nije podešen — dokument čeka sljedeći pokušaj. | čitanje se nije moglo ni pokušati — AI na serveru nije uključen | obnova kvote ovdje ne pomaže: dodijelite ručno, ili sačekajte da podrška uključi AI |
| Fajl nije pročitan ni poslije više pokušaja — izaberite firmu ručno. | čitanje je više puta pokrenuto i nijednom nije uspjelo | dodijelite ručno; ako se ni tada ne otvara, fajl je vjerovatno oštećen |
Dodjela
- Enter na redu otvara dijalog „Izaberite firmu" (ispod).
- Ako još fajlova nosi isti JIB kupca, otvara se potvrda „Isti JIB na više fajlova": „Još fajlova nosi isti JIB kupca (ukupno N). Dodijeliti sve firmi …?" — Dodijeli sve ili Samo ovaj. To je uobičajen slučaj kad klijent nije zaveden u šifarniku: petnaest redova jednim odgovorom. Fajl iz kojeg JIB nije pročitan ne ulazi u tu grupu.
- Poruka: „Dokument je dodijeljen firmi: …", odnosno „Dodijeljeno: N. Nije dodijeljeno: M." — ono što nije dodijeljeno ostaje u sanduku sa svojim razlogom.
Dijalog „Izaberite firmu"
Spisak aktivnih firmi vašeg naloga. Kucajte naziv ili JIB („Naziv ili JIB firme"), pa Enter na firmi; Esc zatvara bez dodjele. U pretragu je već upisan naziv predložene firme, odnosno kupca sa dokumenta. Moguća odbijanja: „Ta firma već ima ovaj dokument.", „Dokument je već dodijeljen ili razdvojen.", „Izabrana firma nije aktivna firma vašeg naloga." i „Fajl se ne može pročitati."
Snop sa dokumentima više firmi
Ako jedan fajl sadrži dokumente više firmi, program ga razdvoji već u sanduku: svaki dokument iz snopa postaje svoj red, sa svojim JIB-om kupca i oznakom strana, pa jedan dio može otići u jednu firmu, a drugi sačekati vas.
Firme se biraju isključivo iz vašeg naloga. Dvije firme u dva različita naloga smiju imati isti JIB (biro koji vodi knjige i klijent koji ih vodi sam), i program u toj situaciji dokument ostavlja da čeka umjesto da ga pošalje bilo gdje van vašeg naloga.
Šta dalje
Čim dokument dobije firmu, dalje ide redovnim putem — vidi pregled modula. Kao datum prijema u redu čekanja predlaže se dan kada je fajl stigao u Nerazvrstano, a ne dan dodjele.