Kako Arktiq radi
Šta i zašto
Programi za knjigovodstvo se obično razlikuju po tome koliko polja imaju. Arktiq se razlikuje po tome ko radi koji dio posla. Ovih šest pravila objašnjavaju skoro svaku odluku u programu — i većinu onoga što će vam u početku djelovati neobično.
1. Dokument je početak, ne kraj
Klasičan tok je: knjigovođa dobije papir, otvori formu i prekuca ga. Ovdje je obrnuto — dokument prvo uđe u program, pa se iz njega radi.
Dokumenti stižu na dva načina:
- sami, iz e-pošte — podesite email sandučić i program redovno preuzima priloge iz poruka koje odgovaraju vašim filterima;
- otpremanjem — prevučete ili izaberete fajlove na ekranu Dokumenti, ili, za sve firme naloga odjednom, na ekranu Nerazvrstano, odakle program sam šalje dokument firmi čiji je JIB kupca.
Isti fajl otpremljen dva puta program prepoznaje kao duplikat i ponudi da otvori postojeći, umjesto da napravi drugi zapis. Isti prilog koji drugi put stigne e-poštom ne obrađuje se dvaput.
2. Prvo pravila, pa AI
Prepoznavanje ide redom, od najsigurnijeg ka najnesigurnijem:
- Deterministički prepoznavači — poznat format izvoda banke, poznat dobavljač, tačan JIB. Tu nema procjene: format je ili prepoznat ili nije.
- Vještačka inteligencija (AI) — uključuje se tek kad pravila ne daju odgovor: nepoznat dobavljač, skenirana faktura, neuobičajen raspored podataka.
Redoslijed nije kozmetika — ima dvije posljedice:
- Potrošena AI kvota ne zaustavlja rad. Dokumenti koje pravila prepoznaju obrađuju se normalno. Dokument koji AI nije stigao pročitati čeka, sa oznakom zašto; pročitan dokument bez AI prijedloga kontiranja ide dalje u red čekanja sa prijedlogom iz šablona firme, uz objašnjenje.
- Isti dokument uvijek daje isti rezultat. Ono što je prepoznato pravilom ne zavisi od procjene.
Ni jedno ni drugo ne čita baš sve: dio dokumenata se namjerno samo čuva kao prilog. Šta spada u koju grupu i kako skenirati da čitanje uspije — Koje dokumente Arktiq čita.
3. Program predlaže — čovjek odobrava
AI ne odlučuje sam šta ide u knjige. Dokument (ulazna faktura, račun sa kase, izlazna faktura klijenta iz Excela) u knjige unosi čovjekovo odobrenje — ili, samo za ulaznu fakturu, uslovi koje je čovjek unaprijed izabrao (okvir ispod).
Kad program pročita dokument, pročitani podaci, pronađeni partner i — u firmi koja vodi glavnu knjigu — prijedlog kontiranja (po pravilu, AI-jem ili iz šablona firme) završe u redu čekanja: tu čovjek vidi šta je program pročitao, uz pokazatelje pouzdanosti po polju.
Tek odobrenje unosi dokument u knjige, u jednom potezu: nastaje faktura, nastaje nalog za knjiženje (sa stavkama prijedloga kontiranja kakve stoje na ekranu, u firmi koja vodi glavnu knjigu) i dokument se povezuje sa njima. Odbijanje ne ostavlja ništa za sobom. Detaljno: Red čekanja.
Šta se dešava sa nastalim nalogom, odlučuje podešavanje firme „Odobreni dokumenti se odmah proknjižavaju":
| Podešavanje | Rezultat odobrenja koje daje čovjek |
|---|---|
| isključeno (podrazumijevano) | nalog ostaje u pripremi — neko ga pregleda i proknjiži ručno |
| uključeno | nalog se odmah knjiži |
Ispravke koje unesete pri odobravanju program pamti — ne da bi vas ispravljao, nego da bi znao gdje se najčešće griješi kod pojedinog dobavljača.
Izvod se ne odobrava u redu čekanja: njegov tok je uvoz → uparivanje → knjiženje.
Sam, bez F9, F10 ili A, program knjiži samo ono što je čovjek izričito uključio — i to u ime osobe koja je uključila:
- izvod, kad je u Podešavanjima firme uključeno „Izvodi se knjiže automatski", i samo izvod čija je svaka stavka odlučena pravilom koje ne pogađa — Automatsko knjiženje izvoda;
- periodičnu fakturu, kad je njena automatika uključena sa „Proknjiži odmah" — Automatsko izdavanje;
- ulaznu fakturu iz reda čekanja, kad je izabran stepen „Automatsko knjiženje ulaznih faktura", i samo fakturu koja ispunjava sve uslove stepena — Automatsko knjiženje ulaznih faktura.
Ostalo iz reda čekanja program ne knjiži sam.
4. Rad tastaturom je pravilo, ne mogućnost
Svaki ekran se može odraditi do kraja bez miša, a prečice su ujednačene kroz module: F2 novo, F9 knjiži izabrani dokument, F10 potvrđuje formu ili ekran, Ctrl+K vodi bilo gdje.
Detaljno: Rad tastaturom.
5. Knjige su zapis, ne radna sveska
Greška u knjigama se ispravlja stornom, brojevi nemaju rupa, a odštampano i predato ostaje zamrznuto. Firma može uključiti izmjenu i brisanje proknjiženog — i tada svaka verzija ostaje sačuvana. Detaljno: Knjige su zapis. od v2026.10 · KNJ-726
6. Propis je podatak
Kontni okviri (RS i FBiH), obrasci finansijskih izvještaja, dnevnice, km-naknada, šifarnik banaka i jedinica mjere dolaze sa programom i održavaju se uz izdanja. Ne unosite ih i ne održavate ih vi.
Ono što je vaša odluka — kontni plan firme, šabloni knjiženja, podrazumijevana konta — ostaje vaše i unosi se jednom, u Matičnim podacima.
Šta ovo znači u svakodnevnom radu
| Umjesto | U Arktiqu |
|---|---|
| prekucavanja fakture | pregled i ispravka onoga što je program pročitao |
| „obriši pa unesi ponovo" | storno pa novi zapis |
| ručnog vođenja brojeva | brojevi se dodjeljuju sami, bez rupa |
| traženja ekrana po meniju | Ctrl+K i naziv posla |
| čuvanja PDF-ova po folderima | dokument stoji uz svoju fakturu, u programu |
Povezano
- Dokumenti — prijem, statusi i obrada.
- AI asistent — red čekanja, pravila kontiranja, potrošnja.
- Radni okvir — firma, godina i prava u kojima sve ovo radi.