Kako Arktiq radi
Šta i zašto
Programi za knjigovodstvo se obično razlikuju po tome koliko polja imaju. Arktiq se razlikuje po tome ko radi koji dio posla. Ovih šest pravila objašnjavaju skoro svaku odluku u programu — i većinu onoga što će vam u početku djelovati neobično.
1. Dokument je početak, ne kraj
Klasičan tok je: knjigovođa dobije papir, otvori formu i prekuca ga. Ovdje je obrnuto — dokument prvo uđe u program, pa se iz njega radi.
Dokumenti stižu na dva načina:
- sami, iz e-pošte — podesite email sandučić i program redovno preuzima priloge iz poruka koje odgovaraju vašim filterima;
- otpremanjem — prevučete ili izaberete fajlove na ekranu Dokumenti.
Isti fajl otpremljen dva puta program prepoznaje kao duplikat i ponudi da otvori postojeći, umjesto da napravi drugi zapis. Isti prilog koji drugi put stigne e-poštom se jednostavno preskoči.
2. Prvo pravila, pa AI
Prepoznavanje ide redom, od najsigurnijeg ka najnesigurnijem:
- Deterministički prepoznavači — poznat format izvoda banke, poznat dobavljač, tačan JIB. Tu nema procjene: format je ili prepoznat ili nije.
- AI — uključuje se tek kad pravila ne daju odgovor: nepoznat dobavljač, skenirana faktura, neuobičajen raspored podataka.
Redoslijed nije kozmetika, ima dvije posljedice koje ćete osjetiti:
- Potrošena AI kvota ne zaustavlja rad. Dokumenti koje pravila prepoznaju nastavljaju da se obrađuju normalno. Ostali zavise od toga dokle su stigli: dokument koji AI nije stigao ni pročitati čeka, sa oznakom zašto, a dokument koji je pročitan pa ostao bez prijedloga knjiženja ide dalje u red čekanja — bez prijedloga, uz objašnjenje, da bi ga čovjek prokontirao ručno.
- Isti dokument uvijek daje isti rezultat. Ono što je prepoznato pravilom ne zavisi od procjene.
3. Program predlaže — čovjek odobrava
AI ne knjiži. Nikada, ni kad je siguran.
Kad program pročita dokument, uparivanje partnera i prijedlog knjiženja završe u redu čekanja — to je ekran na kojem čovjek vidi šta je program predložio, uz podatke sa dokumenta i uz pokazatelje pouzdanosti po polju.
Tek odobrenje unosi dokument u knjige, i to u jednom potezu: nastaje faktura, nastaje nalog za knjiženje i dokument se povezuje sa njima. Odbijanje ne ostavlja ništa za sobom.
Šta se dešava sa nastalim nalogom, odlučuje podešavanje firme „Odobreni dokumenti se odmah proknjižavaju":
| Podešavanje | Rezultat odobrenja |
|---|---|
| isključeno (podrazumijevano) | nalog ostaje nacrt — neko ga pregleda i proknjiži ručno |
| uključeno | nalog se odmah knjiži |
Ispravke koje unesete pri odobravanju program pamti — ne da bi vas ispravljao, nego da bi znao gdje se najčešće griješi kod pojedinog dobavljača.
Izvod se ne odobrava u redu čekanja. Njegov tok je uvoz → uparivanje → knjiženje, ali pravilo je isto: uvoz se prvo prikaže, pa tek na potvrdu snimi.
4. Rad tastaturom je pravilo, ne mogućnost
Svaki ekran se može odraditi do kraja bez miša, a prečice su ujednačene kroz module: F2 novo, F9 knjiži izabrani dokument, F10 izvrši radnju ekrana, Ctrl+K bilo gdje.
Detaljno: Rad tastaturom.
5. Knjige su zapis, ne radna sveska
Ono što je jednom ušlo u knjige ne briše se i ne prepravlja. Umjesto toga:
- Greška se ispravlja stornom — nalogom koji je ogledalo pogrešnog, sa zamijenjenim stranama. Oba naloga ostaju vidljiva; istorija se vidi.
- Brojevi nemaju rupe. Nacrt nema broj; broj se dodjeljuje tek pri potvrdi, i to posljednji. Zato napušten nacrt ne pravi rupu u nizu, a niz je uredan pred inspekcijom.
- Odštampano i poslato je zamrznuto. PDF izdate fakture, poslati IOS, predata PDV prijava i arhivirani e-fajlovi čuvaju se onakvi kakvi su otišli. Kasnija izmjena podataka firme ili partnera ih ne mijenja — ponovna štampa daje isti dokument, ne novi.
- Predat PDV mjesec se ne stornira. Ispravlja se knjižnim odobrenjem, kako propis i traži.
- Zaključena godina je zaključana. U nju se više ne knjiži; može se gledati, ali ne mijenjati.
Zvuči strože nego što jeste — u praksi to znači da vas program ne pušta da napravite stanje koje kasnije ne umijete objasniti.
6. Propis je podatak
Kontni okviri (RS i FBiH), obrasci finansijskih izvještaja, dnevnice, km-naknada, šifarnik banaka i jedinica mjere dolaze sa programom i održavaju se uz izdanja. Ne unosite ih i ne održavate ih vi.
Ono što je vaša odluka — kontni plan firme, šabloni knjiženja, podrazumijevana konta — ostaje vaše i unosi se jednom, u Matičnim podacima.
Šta ovo znači u svakodnevnom radu
| Umjesto | U Arktiqu |
|---|---|
| prekucavanja fakture | pregled i ispravka onoga što je program pročitao |
| „obriši pa unesi ponovo" | storno pa novi zapis |
| ručnog vođenja brojeva | brojevi se dodjeljuju sami, bez rupa |
| traženja ekrana po meniju | Ctrl+K i naziv posla |
| čuvanja PDF-ova po folderima | dokument stoji uz svoju fakturu, u programu |
Povezano
- Dokumenti — prijem, statusi i obrada.
- AI asistent — red čekanja, pravila kontiranja, potrošnja.
- Radni okvir — firma, godina i prava u kojima sve ovo radi.