Automatsko izdavanje periodičnih faktura
Šta i zašto
Kod generisanja vi kažete kada. Automatika znači da program svako jutro u 06.00 sam izda fakture po šablonima kojima je došao red — i po potrebi ih proknjiži, fiskalizuje i pošalje kupcu. Kad se automatika sama zaustavi, kako se nastavlja i šta piše u izvještaju emailom: Pauza, nastavak i izvještaj automatike.
od v2026.09 · KNJ-500Svaki šablon je na početku Ručno. Automatika se uključuje po šablonu, svjesno, i može se u svakom trenutku pauzirati.
Preduslovi
- Pravo Fakturisanje (izmjena) — i osoba koja uključuje automatiku mora ga zadržati, jer se fakture izdaju u njeno ime.
- Šablon je sačuvan i raspored mu nije istekao.
- Za slanje: adresa na šablonu ili kod kupca.
Dijalog „Automatika"
Na listi periodičnih faktura stanite na red i izaberite dugme Automatika (ili isto iz komandne palete; taster A više ne radi od v2026.10 · KNJ-667). Na samom šablonu isto radi sekcija Automatika: na šablonu koji je Ručno dugme glasi Uključi automatiku, a na šablonu koji je već na automatici Promijeni automatiku. Dijalog nosi naziv šablona i rečenicu „Faktura se izdaje sama, na dan iz rasporeda, u 06.00." i nudi tri opcije:
| Opcija | Šta znači |
|---|---|
| Proknjiži odmah | faktura odmah ulazi u glavnu knjigu — nudi se samo ako imate pravo knjiženja izlaznih faktura i ako firma vodi glavnu knjigu |
| Fiskalizuj | faktura ide na kasu — nudi se samo firmi koja je obveznik i ima uparen fiskalni servis |
| Pošalji kupcu emailom | primjerak ide na adresu sa šablona, a ako je nema — na adresu kupca |
Uključi automatiku (ili F10) potvrđuje („Automatika je uključena."), Odustani (ili Esc) zatvara dijalog bez promjene.
Kad je fiskalizacija uključena, u dijalogu piše i „Fiskalni računi će nositi Vaše ime: Ime Prezime". To nije informacija nego odgovornost: kasir na fiskalnom računu je osoba koja je automatiku uključila, i to ime nosi svaka faktura koju šablon napravi dok automatika radi. Ako automatiku poslije uključi neko drugi, ime se mijenja u njegovo. Ime osobe stoji na listi, u koloni Režim, i na šablonu, u sekciji Automatika („Uključio: …").
Ako Fiskalizuj ne može da se uključi — jer bi kasa odbila baš taj šablon — dijalog to kaže i nabroji razloge: koja stavka nema identifikator artikla i da li kupcu nedostaje JIB. Ne morate ih tražiti: piše šta se popravlja i gdje. Kad je uključeno Pošalji kupcu emailom, a adrese nema ni na šablonu ni kod kupca, uključivanje se odbija: „Za automatsko slanje treba email adresa — na šablonu ili na kupcu." Bez slanja adresa nije potrebna.
Ako je firma obveznik sa uparenim servisom, Pošalji se ne može uključiti bez Fiskalizuj: „Automatika ne šalje nefiskalizovanu fakturu — uključite i fiskalizaciju ili isključite slanje." Ručno generisanje to dozvoljava uz izričitu potvrdu, jer je tada neko tu da je da; u 06.00 nema koga da pita. Firma koja nije obveznik (ili nema uparenu kasu) šalje odmah — kod nje fiskalnog broja ni nema.
Ako je šablon dugo stajao na Ručno, njegov sljedeći termin može da bude već prošao. Uključivanjem automatike raspored se pomjera na prvi sljedeći termin od danas — dijalog to i napiše („Raspored je zaostao. Automatika kreće od … — ranije propuštene periode ne fakturiše; njih izdajete ručno, preko „Generiši“.") — tako da sutradan u 06.00 ne izleti gomila faktura za mjesece unazad.
Isključivanje i promjena opcija. Na šablonu koji je na automatici i Automatika na listi i Promijeni automatiku na šablonu otvaraju dijalog za isključivanje, sa rečenicom „Automatika se isključuje — fakture se dalje izdaju ručno, preko „Generiši“." i dugmetom Isključi automatiku (F10 ili Enter van polja ga potvrđuje). Opcije se mijenjaju tako što automatiku isključite pa ponovo uključite sa novim izborom.
Šta se dešava u 06.00
Za svaku firmu u kojoj tog jutra neki automatski šablon dospijeva napravi se jedno pokretanje, i ono se vidi u Istoriji generisanja kao svako drugo — samo piše da je automatsko. Jutro u kojem ništa ne dospijeva ne ostavlja pokretanje. Fakture nose današnji datum (nikad unazad, da ne bi upale u već predat PDV mjesec), a period na koji se odnose je onaj iz šablona.
- Period koji je već fakturisan po ovom šablonu se preskače. Ako je za taj period već izdata faktura iz ovog šablona — preko Generiši ili ranijom automatikom — automatika to vidi i preskoči, uz napomenu „Za taj period već postoji faktura …", što nije greška.
- ⚠ Fakturu koju ste za taj period sami sastavili na ekranu Izdavanje fakture (npr. preko „Kopiraj fakturu") automatika ne vidi i izdaće novu — sa novim brojem, fiskalnim računom i e-poštom kupcu. Takav mjesec izdajte preko Generiši; ako je već izdat ručno, prije 06.00 tog dana pauzirajte automatiku (Pauziraj) i nastavite je sa datumom sljedećeg perioda u polju Sljedeća faktura.
- Propušteni periodi se nadoknađuju. Ako program nije radio nekoliko dana (ili mjeseci), izda se po jedna faktura za svaki propušteni period — sve sa današnjim datumom, a svaka sa oznakama svog perioda. Preko 12 propuštenih ništa se ne izdaje: šablon se pauzira („Propušteno je više od 12 perioda — odlučite sami od kada se nastavlja.") i vi odlučujete od kada se nastavlja. ⚠ Pauza pa nastavak, ili ponovno uključivanje automatike, ne pravi nadoknadu — oba pomjeraju raspored naprijed.
- Fakture se fiskalizuju prije slanja: kupac dobija primjerak sa brojem fiskalnog računa.
- Nalog koji je suspendovan ili mu je ugovor prestao ne dobija automatske fakture; šabloni čekaju, a dospio šablon ostaje dospio za prvo jutro poslije ponovnog aktiviranja.
Posljedice
- Dok je šablon Automatski, program svako jutro u 06.00 izdaje po opcijama koje ste potvrdili — i piše Vam šta je uradio (izvještaj emailom).
- Svako automatsko pokretanje ostaje u Istoriji generisanja, sa istim ekranom napretka kao ručno.
- Kad nešto ne može da se uradi, šablon se pauzira i razlog stoji u koloni Režim — v. Kad se automatika sama zaustavi.