Slanje fakture kupcu e-poštom
Šta i zašto
Izdata faktura se kupcu šalje iz samog programa, sa zamrznutim PDF-om u prilogu — bez preuzimanja i ručnog prilaganja.
Preduslovi
- Faktura je izdata (ima broj); pravo Fakturisanje (izmjena).
- SMTP nalog je podešen („Slanje nije moguće — SMTP nalog nije podešen." kad nije).
Slanje kupcu
Pošalji kupcu otvara dijalog slanja. Slanje ide u redu čekanja — ekran ne čeka poštanski server, a status slanja se vidi u listi i na samoj fakturi, u redu E-pošta: (u slanju, poslato, greška ili slanje zaglavljeno, kad slanje predugo stoji u redu — tada se Pošalji kupcu ponovo može pritisnuti). Dok slanje nije ni zatraženo, tog reda nema. Stornirana faktura se ne šalje: „Stornirana faktura se ne šalje e-poštom — dokument je poništen u knjigama, a zamrznuti PDF nema oznaku storna. …"
Dijalog „Slanje fakture e-poštom"
Uvodna rečenica kaže šta se šalje („Faktura 14/2026 se šalje kupcu Trgovina d.o.o. kao PDF prilog.").
- Za i Kopija (Cc) — unaprijed popunjeni adresama koje kupac nosi u registru partnera (Primaoci dokumenata; bez njih adresa iz polja Email). Adrese se dodaju Enter-om na zadnjem redu ili dugmetom Dodaj primaoca / Dodaj kopiju, a brišu sa Ctrl+Delete; u svako polje staje najviše deset. Bar jedna adresa u Za je obavezna („Unesite bar jednog primaoca (polje Za)."). Ono što se ovdje upiše važi samo za ovo slanje — partner se ne mijenja.
- Poruka uz fakturu — ako je ostavite praznu, ide podrazumijevani tekst; naslov poruke, taj tekst i ime priloga prate jezik dokumenta. Upisana poruka ide onakva kakvu ste napisali.
- Pošalji zakazuje slanje („Slanje je zakazano — status će se ažurirati sam."); Odustani zatvara dijalog bez slanja.
Uz PDF ide i zasebna slika QR koda za plaćanje, kad ga faktura ima.
Faktura koja još nema broj fiskalnog računa
Ako je firma obveznik fiskalizacije i ima uparenu fiskalnu kasu, a faktura još nema broj fiskalnog računa, dijalog ispod primalaca, a prije poruke, upozori: „Faktura nije fiskalizovana — PDF koji šaljete nema broj fiskalnog računa." i pita „Kada poslati fakturu?":
- Pošalji kad se fiskalizuje — podrazumijevano. Ništa ne odlazi kupcu („Slanje je zabilježeno — faktura će biti poslata čim se fiskalizuje."); čim kasa izda račun, faktura se sama šalje sa PDF-om na kojem piše broj fiskalnog računa.
- Pošalji odmah, bez fiskalnog broja — dozvoljeno, ali se bilježi: na fakturi i u listama stoji „poslata bez fiskalnog broja".
Šta poništava zakazano slanje i kako se šalje storno: Fiskalni PDF i slanje kupcu. Na stornu dijalog ne nudi izbor — storno ide kupcu tek sa fiskalnim brojem storna (v. Slanje storna kupcu). Firma koja nije obveznik fiskalizacije, i ona koja još nije uparila kasu, ovaj izbor ne dobija.
Posljedice
- Kupac dobija zamrznut PDF trenutne verzije fakture (ili fiskalni PDF, kad postoji) — isti papir pri svakom slanju, dok se faktura ne ispravi. Svako završeno slanje se pamti uz verziju koja je poslata (kome i kada) u tabeli Verzije PDF-a.
- Slanje ispravljene fakture nosi naslov „Ispravljena faktura N/GGGG", a tekst kaže da zamjenjuje primjerak poslat ranije (datum tog slanja).
- Slanje ne mijenja status fakture — „poslata" je posebna oznaka, nezavisna od toga da li je faktura proknjižena.