Pređi na glavni sadržaj

Prestanak ugovora

Šta i zašto​

Kad ugovor o korišćenju prestane, podaci naloga se ne brišu odmah. Otvara se rok od šest mjeseci u kome se svi podaci mogu pregledati i preuzeti, a izmjene više nisu moguće. Poslije roka podaci se trajno brišu. Tako firma dobije svoju arhivu, a mi ne čuvamo tuđe podatke duže nego što je potrebno.

Preduslovi​

  • Ugovor prekida platforma (izdavač programa), ne vi sami.
  • Obavještenje stiže na e-poštu svakog aktivnog administratora naloga sa potvrđenom adresom (i na dodatnu adresu, ako je navedena). Zato adresa administratora treba da bude tačna i potvrđena.

Šta se dešava​

  1. Stiže obavještenje e-poštom — naslov „Arktiq — prestanak ugovora za …". U njemu su datum prestanka ugovora, rok do kog se podaci mogu preuzeti i put do preuzimanja: Izvještaji → Arhivski izvoz. Rok je šest mjeseci od dana slanja obavještenja. Poruka se vidi i na Statistici slanja e-pošte, kao vrsta „Obavještenje o prestanku ugovora", sa svim adresama na koje je poslata.
  2. Prijava i dalje radi. Na svakom ekranu stoji traka: „Ugovor o korišćenju je prestao … Podatke možete pregledati i preuzeti do … na Izvještaji → Arhivski izvoz — poslije toga se brišu. Izmjene nisu moguće." Klik ili Enter na link vodi pravo na Arhivski izvoz. Ako postoji nalog za duže čuvanje, traka dodaje „Čuvanje naloženo do …".
  3. Sve se može pregledati, ništa se ne može mijenjati. Pokušaj izmjene (nov partner, knjiženje, izdavanje fakture…) odbija se porukom: „Ugovor o korišćenju je prestao — izmjene nisu moguće. Podatke možete pregledati i preuzeti na Izvještaji → Arhivski izvoz." Izvještaji i štampa rade.
  4. Preuzmite podatke kroz Arhivski izvoz — za jednu firmu ili za sve firme naloga. Arhiva se otvara bez Arktiqa.
  5. Noć poslije isteka roka (ili datuma iz naloga za duže čuvanje) svi podaci naloga se trajno i automatski brišu — vidi Brisanje i potvrda o brisanju. Čim brisanje počne, prijava više nije moguća (ni lozinkom, ni preko Google/Microsoft naloga) — ekran prijave kaže „Ugovor o korišćenju je prestao i podaci ovog naloga su obrisani." — a fiskalni servis se više ne može prijaviti.

Posljedice​

  • Automatski poslovi se zaustavljaju: ne preuzima se nova pošta sa faktura, ne izdaju se periodične fakture, ne pravi se nacrt amortizacije i ne čitaju se novi dokumenti. Ono što je već bilo pokrenuto prije prestanka (npr. slanje već izdate fakture) se završava.
  • AI asistent nije dostupan dok traje rok.
  • Fiskalni servis uz kasu radi i dalje dok traje rok i dovršava fiskalizaciju već izdatih računa; novi računi se ne izdaju, jer izmjene nisu moguće.
  • Ako se saradnja nastavi, platforma ponovo aktivira nalog — traka nestaje najkasnije pri sljedećem osvježavanju stranice, a izmjene ponovo rade.

Nalog za duže čuvanje​

Ako ste po zakonu dužni da podatke čuvamo duže, prije isteka roka dostavite pisani nalog za duže čuvanje: do kog datuma i po kom osnovu. Platforma ga upisuje i podaci se čuvaju do tog datuma umjesto do roka. Novi nalog zamjenjuje prethodni. Bez pisanog naloga podaci se brišu u navedenom roku.

Brisanje i potvrda o brisanju​

  • Kada: automatski, noć poslije isteka roka — odnosno noć poslije datuma iz naloga za duže čuvanje. Na sam dan roka podaci su još tu.
  • Šta se briše: svi dokumenti i fajlovi naloga, sandučad za prijem faktura koja je otvorio Arktiq, pa knjige, plate, podaci o radnicima, sertifikati za e-potpis, razgovori sa AI asistentom, korisnici i njihov pristup i revizioni trag (ko je šta mijenjao) — sve firme naloga. Kopija dokumenata u rezervnoj kopiji briše se sljedeće noći; šifrovane rezervne kopije baze se ne mijenjaju, nego nestaju istekom rotacije, najkasnije za 12 mjeseci.
  • Šta ostaje kao naša poslovna evidencija: pretplata i potrošnja (bez veze na firme i dokumente), zapis o prestanku ugovora i o brisanju (sa nazivima firmi i JIB-om), evidencija poslate pošte do godinu dana od prestanka ugovora, pa samo anonimni mjesečni zbir poruka.
  • Potvrda o brisanju: na zahtjev, platforma izdaje „Potvrdu o brisanju podataka" (PDF): naziv naloga i firme sa JIB-om, datum prestanka, obavještenja i roka, kada je brisanje obavljeno, koliko je zapisa obrisano (knjige, dokumenti, plate, korisnici i pristup, ostalo) i koliko fajlova. Zatražite je od platforme.
  • Kad brisanje jednom počne, nalog se više ne može ponovo aktivirati niti mu se može produžiti čuvanje.

Upozorenja​

  • Brisanje poslije roka je trajno — preuzmite arhivu na vrijeme.
  • Obavještenje ide samo na potvrđene adrese administratora. Nalog bez nijednog administratora sa potvrđenom adresom ne može dobiti obavještenje, pa platforma tada navodi dodatnu adresu.
Posljednja izmjena