Pređi na glavni sadržaj

Arhivski izvoz — arhiva knjiga i dokumenata firme

od v2026.09 · KNJ-415

Šta i zašto​

Arhivski izvoz pravi jedan ZIP fajl sa svim poslovnim knjigama firme i dokumentima sačuvanim u Arktiqu. Služi za lokalnu arhivsku kopiju koju čuvate kod sebe i za povrat podataka kad saradnja prestane. Fajl se otvara bez Arktiqa: u njemu je stranica index.html koja se otvara u pregledaču, i bez interneta, i vodi do svake knjige i svakog dokumenta.

Šta je u arhivi​

Knjige — napravljene u trenutku izvoza iz proknjiženih podataka (nacrti nisu u arhivi), svaka u PDF i Excel obliku, po godinama:

  • dnevnik knjiženja, glavna knjiga (promet i saldo po kontima, sa zbirovima klasa), kartice konta, kartice partnera i finansijski izvještaji (svi obrasci entiteta firme) — za godine dvojnog knjigovodstva;
  • knjiga prihoda i — kod prostog knjigovodstva — knjiga rashoda, knjiga stalnih sredstava i knjiga potraživanja i obaveza — za godine gotovinskog režima; neusaglašen upis je u njima označen kao i u štampi sa ekrana od v2026.10 · KNJ-660;
  • KUF i KIF za svaku godinu u kojoj je firma bila u sistemu PDV-a, i kad je u međuvremenu izašla iz njega — isti PDF koji daje ekran knjige;
  • pregled podnesenih PDV prijava, blagajnički dnevnik (potvrđeni i poništeni nalozi, poništeni označeni, sa donosom i početnim stanjem blagajne), osnovna sredstva (stanje na 31.12., samo proknjižena amortizacija) i obračuni plata.

Dokumenti u izvornom obliku, bajt za bajt onakvi kakvi su sačuvani: izdate fakture sa fiskalnim računom i fiskalnim stornom — ispravljena faktura sa svakom verzijom PDF-a kao posebnim fajlom (…-v1.pdf, …-v2.pdf, svaka pod imenom kupca kome je ta verzija izdata; ranije preuzeta arhiva ostaje kakva je), IOS, PDF svake predate PDV prijave, Obrazac D PDV (PDF i Excel) i e-KUF/e-KIF svake prijave, platni listići, isplatne liste, dnevnici rada, stavke po danima i evidencija o prisustvu radnika na radu, prijave za plate, obračuni drugog dohotka i doprinosa vlasnika (i poništeni), potvrđene prijave poreza na dobit (Obrazac 1101), izvodi banke i uvezeni fajlovi izvoda, potpisane e-potpis prijave.

Izvorni dokumenti (skenirani i primljeni računi, izvodi…), razvrstani uz knjigu na koju se odnose; dokument koji nije povezan ni sa čim je u folderu Neraspoređeno. Registar radnika je stanje na dan izvoza.

Fajlovi su složeni po šemi firma / godina / knjiga. index.html navodi „Stanje na dan", godine i, za svaku godinu, samo knjige koje je firma te godine vodila (po režimu i po upisu u sistem PDV-a). Za vođenu knjigu bez sadržaja piše „nema podataka". Na kraju je spisak dokumenata koji nisu mogli biti uključeni, sa razlogom.

Preduslovi​

  • Pravo pregleda nad Izvještajima. Izvoz radi u svakom režimu knjigovodstva.
  • Plate (obračuni, platni listići, isplatne liste, dnevnici rada, prijave) i potpisane e-potpis prijave za plate ulaze samo ako onaj ko pokreće izvoz ima pravo nad modulom Plate. Ostale potpisane prijave ulaze u svaki izvoz; registar radnika samo uz pravo nad modulom Radnici. Bez toga ih arhiva nema, a index.html to kaže.
  • Korisnik klijentske firme koji ima samo Fakturisanje ne može pokrenuti izvoz.

Koraci​

Ekran „Arhivski izvoz" — polja Od godine i Do godine, dugmad Pokreni izvoz i Izvoz svih firmi i spisak izvoza

  1. Otvorite Izvještaji → Arhivski izvoz (Ctrl+K → „Izvještaji — Arhivski izvoz").
  2. Ako vam ne trebaju sve godine, upišite Od godine i/ili Do godine (četiri cifre, 1990–2100). Prazno polje znači „sve godine".
  3. Pritisnite „Pokreni izvoz" (F2 ili Insert). Administrator naloga može pokrenuti izvoz svih firmi dugmetom „Izvoz svih firmi" (F10) od v2026.10 · KNJ-665 — po jedan ZIP fajl za svaku firmu.
  4. Izvoz se priprema u pozadini: „Izvoz je pokrenut. Kada arhiva bude spremna, njen status na ovom ekranu postaje „Spremno"." Dok ste na ekranu, lista se sama osvježava (najduže oko pola sata — F5 osvježava odmah i produžava to vrijeme). Kad izvoz bude gotov, javi se „Arhiva firme … je spremna za preuzimanje." (ili „Arhivu firme … nije bilo moguće pripremiti."). Obavještenje se javlja samo na ovom ekranu — e-poštom ne stiže.
  5. Izaberite izvoz i pritisnite „Preuzmi ZIP" (Enter na redu, ili iz menija reda — Shift+F10 ili desni klik; Ctrl+P je štampa i ZIP ne preuzima od v2026.10 · KNJ-668). Fajl se zove arhiva-<JIB>-<datum>.zip.

Lista izvoza​

Kolone: Firma (samo kod administratora naloga), Pokrenuto, Godine, Plate (da/ne), Pokrenuo, Status i Dostupno do. Statusi: Na čekanju, U pripremi, Spremno, Neuspješno (razlog stoji u koloni Dostupno do) i Isteklo. „Preuzmi ZIP" na izvozu koji nije spreman kaže „Arhiva još nije spremna ili je istekla."

Administrator naloga vidi izvoze svih firmi. Ostali vide izvoze aktivne firme — bez onih koji nose plate ili registar radnika, ako za to nemaju pravo.

Posljedice​

  • Svako pokretanje i svako preuzimanje se evidentira: ko, kada i za koju firmu.
  • Gotova arhiva je dostupna 7 dana; poslije toga status postaje Isteklo i fajl se briše. Za novu kopiju pokrenite izvoz ponovo.

Upozorenja i česte greške​

  • Ako je isti izvoz (iste godine, isti sadržaj) već u pripremi, novi se ne pokreće: „Isti izvoz je već u pripremi — prikazan je postojeći." Izvoz koji „visi" duže od šest sati ne blokira novi.
  • Ako neki sačuvani dokument nije bilo moguće uključiti, izvoz se ipak završi, a index.html ga navodi.
  • Po prestanku ugovora program je samo za čitanje, ali arhivski izvoz radi do roka za preuzimanje — v. Prestanak ugovora.

Povezano​

Posljednja izmjena