Otvorene stavke (otvorene stavke, zatvaranje stavki)
Šta i zašto
Faktura kupcu i njegova uplata su dvije stavke na istom kontu i istom partneru. Dok se ne povežu, obje stoje otvorene — i saldo kaže da kupac duguje, iako je platio. Ovaj ekran ih povezuje: uparuje duguje sa potražuje i tako zatvara ono što je izmireno.
Preduslovi
- Stavke potiču iz proknjiženih naloga. Nacrt nema otvorenih stavki — nije u knjigama.
- Konto traži partnera (kupci, dobavljači) i stavke nose partnera.
- Za zatvaranje i razvezivanje je potrebno pravo izmjene nad Glavnom knjigom; bez njega je ekran vidljiv, ali su radnje isključene („Za zatvaranje je potrebna dozvola za izmjenu").
„Otvoreno" se nigdje ne upisuje
Ovo je jedino pravilo koje treba zapamtiti:
otvoreno = iznos − sve što je na toj stavci zatvoreno
Taj broj se izračunava svaki put iznova, iz zapisa o zatvaranjima. Nigdje ne postoji polje „otvoreno" koje bi moglo zastarjeti ili se razići sa iznosima. Posljedice koje odatle slijede:
- Faktura od 1.000 KM plaćena u tri rate jednostavno učestvuje u tri zatvaranja; poslije prve od 300 KM ona i dalje stoji na listi, sa 300 zatvoreno i 700 otvoreno.
- Jedna uplata može zatvarati više faktura, i jedna faktura može biti zatvorena sa više uplata — bez ikakvog posebnog režima.
- Razvezivanje ne „vraća" ništa: obriše se zapis o zatvaranju i otvoreni iznos se sam ponovo izračuna.
Zato tabele imaju tri kolone iznosa: Iznos (koliko je stavka bila), Zatvoreno (koliko je dosad pokriveno) i Otvoreno (ostatak). Stavka koja je bar djelimično zatvorena ima spajalicu uz opis.
Avansna konta idu na svoj ekran
Kad se u polje Konto izabere avansno konto, ekran ne nudi zatvaranje nego objašnjenje i vezu:
Izabrani konto je avansni. Avansi se ne zatvaraju vezivanjem za fakture na ovom ekranu — zatvaraju se preknjižavanjem, a evidencija otvorenih avansa po partneru je na zasebnom ekranu.
Uz poruku stoji radnja „Otvori avanse", koja vodi na ekran Avansi. Razlog je knjigovodstveni, ne tehnički: avans ne stoji na kontu kupca ni dobavljača, pa bi njegovo vezivanje za fakturu značilo zatvaranje preko dva različita konta. Avans se zatvara preknjižavanjem na konto potraživanja odnosno obaveze, kad faktura bude izdata.
Ručno zatvaranje
- Otvorite Glavna knjiga → Otvorene stavke (Ctrl+K → „Glavna knjiga — Otvorene stavke").
- Izaberite Partnera i Konto; Godina je podrazumijevano tekuća. Pritisnite Prikaži (ili Enter u polju).
- Lijevo je lista DUGUJE, desno POTRAŽUJE. Tab prebacuje između lista, strelice se kreću kroz stavke, Space označava i odznačava stavku.
- Podnožje prikazuje zbir označenog na obje strane i razliku. Razlika nula je zelena.
- Iznos zatvaranja je podrazumijevano onoliko koliko obje strane mogu da ponesu — manji od dva zbira. Može se smanjiti kad želite da zatvorite samo dio.
- Enter (ili „Zatvori stavke") zatvara. Javi se „Zatvoreno N stavki".
Šta se odbija i zašto:
| Poruka | Šta je pošlo naopako |
|---|---|
| „Zbir duguje mora biti jednak zbiru potražuje i veći od nule" | strane se ne poklapaju, ili nije ništa označeno |
| „Sve stavke moraju biti istog partnera i konta" | zatvara se unutar jedne partnerske kartice |
| „Sve stavke moraju biti iz iste fiskalne godine" | zatvaranje ne prelazi granicu godine |
| „Zatvaraju se samo stavke proknjiženih naloga" | stavka pripada nacrtu |
| „Iznos zatvaranja je veći od otvorenog iznosa stavke" | pokušaj da se zatvori više nego što je ostalo |
| „Iznos zatvaranja može imati najviše dvije decimale (fening)" | iznos se odbija, nikad se ne zaokružuje |
Zaokruživanje po stavci nije sabirljivo: tri stavke zaokružene pojedinačno ne daju isti zbir kao njihov zbir zaokružen jednom. Grupa bi prestala da bude uravnotežena, a to bi se pokazalo tek 31.12. kao godina koja se ne da zatvoriti. Zato se takav iznos odbija odmah.
Prijedlozi zatvaranja (F8)
F8 otvara „Prijedloge za zatvaranje" — program sam predloži parove koje bi zatvorio. Redoslijed nije proizvoljan: to je zakonski redoslijed uračunavanja ispunjenja (ZOO čl. 312), i program ga poštuje istim redom:
| # | Osnov | Kad se primjenjuje |
|---|---|---|
| 1 | Poziv na broj | uplata nosi poziv na broj fakture — dužnik je sam odredio šta plaća, i to je jače od svega ostalog |
| 2 | Isti iznos | uplata se tačno poklapa sa jednom fakturom |
| 3 | Jedna uplata — više faktura | kombinacija faktura čiji zbir daje tačno iznos uplate |
| 4 | Najstarije dospjelo prvo | kad ništa od gornjeg ne odlučuje, plaća se najstariji dospjeli dug |
Kolona Osnov kaže po kom je pravilu prijedlog nastao, tako da se odluka može provjeriti prije prihvatanja. Primijeni izvršava označene prijedloge; ako se u međuvremenu nešto promijenilo, javi se „Nijedan prijedlog nije primijenjen".
„Najstarije dospjelo prvo" znači dospijeće, ne datum knjiženja — zato tabele imaju kolonu Dospijeće, koju program uzima sa fakture.
Ako nema jednoznačnog para, modal to i kaže: „Nema jednoznačnih prijedloga za zatvaranje". To nije greška — znači da odluku mora donijeti čovjek.
Razvezivanje
Pogrešno zatvaranje se poništava, a ne ispravlja:
- Uključite „Prikaži zatvorene" (Alt+Z) — zatvorene stavke se pojave na listama.
- Stanite na zatvorenu stavku, označite je razmaknicom (Space) i pritisnite Ctrl+Z.
- Ako je stavka zatvarana više puta, otvara se „Izbor grupe zatvaranja" sa objašnjenjem: „Stavka je zatvarana više puta — izaberite koje zatvaranje se poništava." Izaberite grupu.
- Potvrdite: „Poništiti zatvaranje izabrane grupe?" Javi se „Zatvaranje je poništeno".
Kad se stornira nalog sa partnerskim stavkama u istoj godini, original i njegovo ogledalo se zatvaraju automatski. Ta grupa se ne poništava:
Grupa nastala stornom se ne može poništiti — ispravka se knjiži novim nalogom
Granice: fiskalna godina
Otvorene stavke su uvijek unutar jedne poslovne godine. Zatvaranje ne prelazi granicu godine, a prenos u novu godinu radi čarobnjak zatvaranja godine: on ostatke — ono što je ostalo otvoreno — prenese u početno stanje nove godine, stavku po stavku.
Zbog toga se zatvaranje i razvezivanje zamrzavaju čim je taj prenos gotov:
Početno stanje nove godine je proknjiženo — zatvaranja ove godine su zaključana (stornirajte početno stanje pa ponovite)
Isto važi i za zatvorenu godinu. Izlaz je onaj koji poruka nudi: stornirati početno stanje nove godine, ispraviti zatvaranja u staroj, pa početno stanje generisati i proknjižiti ponovo. Redoslijed je bitan, jer bi inače stara godina i preneseno stanje govorili različito.
Šta se dešava poslije
- Zatvorene stavke nestaju sa liste otvorenih (dok se ne uključi „Prikaži zatvorene").
- Kartica partnera sa filterom „samo otvorene" prikazuje iste brojeve — redove, tekući saldo i zbirove.
- IOS na dan D prikazuje tačno ono što je na taj dan bilo otvoreno.
- Nalog čija je stavka zatvorena više se ne može stornirati dok se zatvaranje ne poništi.
Povezano
- IOS — izvod otvorenih stavki — F9 sa ovog ekrana, Ctrl+E izvozi ga u CSV.
- Nalozi za knjiženje — zašto storno traži razvezivanje.
- Zatvaranje godine — prenos ostataka u novu godinu.