Reference kupca kod dobavljača (reference kupca)
Šta i zašto
Neki dobavljači na fakturi ne pišu vaš JIB, nego vas vode pod svojom šifrom:
- ERS ispisuje EIC kod mjernog mjesta („mjerno mjesto") — šesnaest znakova, na primjer
36Z0SK100038309D; - vodovod ispisuje šifru kupca, na primjer
14513.
Bez registrovane šifre program sa takve fakture ne može znati čija je. Registar reference kupca rješava upravo to: kad jednom upišete koja šifra kod kojeg dobavljača pripada vašoj firmi, njegove fakture se dalje same povezuju.
Registar je opšti — ekran koristi izraz „referenca", a „mjerno mjesto" ili „šifra kupca" su samo nazivi koje isti dobavljač koristi.
Preduslovi
- Dobavljač mora već postojati među partnerima — referenca se uvijek vezuje za jednog dobavljača.
- Za unos i zatvaranje potrebno je pravo izmjene nad matičnim podacima; pregled radi i bez njega.
Unos reference
- Otvorite Matični podaci → Reference kupca.
- F2 (ili „Nova referenca (F2)") otvara „Nova referenca kupca".
- Dobavljač — počnite kucati naziv ili JIB; F4 otvara prošireni izbor („Izbor dobavljača").
- Šifra kod dobavljača — prepišite je sa fakture. „Razmaci i mala slova se automatski
normalizuju", pa je
36z0 sk10 0038 309disto što i36Z0SK100038309D; u listi će se vidjeti normalizovan oblik. - Naziv — obavezan, „Ljudski naziv koji ćete vidjeti umjesto šifre (npr. „Zgrada Cara Lazara 5 — ulaz B")." Ovo je ono što ćete čitati na ekranima umjesto nerazumljive šifre.
- Napomena i Važi od su neobavezni. „Ostavite prazno ako referenca važi od početka."
- F10 snima; javi se „Referenca je sačuvana".
Neki dobavljači imaju propisan oblik šifre, pa se očigledna greška u prepisu odbija: „Šifra ne odgovara formatu koji ovaj dobavljač koristi (ERS koristi 16-znakovni EIC kod)." Za dobavljača bez propisanog oblika šifra se prima onakva kakva je.
Šifra je jedinstvena unutar jednog dobavljača. Isti niz znakova kod drugog dobavljača je sasvim druga stvar i uredno se unosi.
Zašto se šifra i dobavljač ne mijenjaju
U formi izmjene stoji: „Šifra i dobavljač se ne mijenjaju — nova dodjela je nova referenca." Mijenjaju se samo naziv i napomena.
Razlog je knjigovodstveni. Šifra je dokaz o tome šta je pisalo na dokumentu. Da se ona može prepraviti, prepravili biste značenje svake fakture koja je ikad proknjižena pod njom — mjerno mjesto koje je do juna bilo jedan stan, a od jula drugi, imalo bi jednu istoriju umjesto dvije.
Zato se preraspodjela radi u dva koraka:
- zatvorite prozor važenja stare dodjele — stanite na red, Shift+F10 otvara meni reda,
izaberite „Zatvori prozor važenja" i unesite datum u polje „Važi do (zaključno)".
Dijalog to i kaže: „Referenca
<šifra>prestaje da važi nakon izabranog datuma. Postojeći dokumenti ostaju vezani za nju; novu dodjelu unesite kao novu referencu."; - unesite novu referencu sa istom šifrom, istim dobavljačem i datumom Važi od koji počinje poslije zatvorenog.
Ako se periodi preklope, unos se odbija: „Ta šifra je već registrovana za ovog dobavljača u periodu koji se preklapa. Zatvorite stari prozor važenja pa unesite novu dodjelu."
Brisanja nema, a zatvoreni prozor se ne otvara ponovo. Lista uvijek prikazuje i zatvorene redove (kolona Važenje, status Zatvorena) — registar jeste istorija dodjela, a skrivanje starih redova bi preraspodjelu učinilo neraspoznatljivom od brisanja.
Kako se referenca pojavljuje u redu čekanja dokumenata
Kad program pročita fakturu sa šifrom kupca, u redu čekanja (modul AI asistent) prikaže polje „Referenca kupca" sa šifrom pročitanom sa dokumenta i jednim od tri ishoda:
| Šta program nađe | Šta vidite |
|---|---|
| tačno jednu registrovanu referencu | naziv reference ispod šifre — dokument je povezan |
| nijednu | dugme „Registruj referencu" — šifra se registruje odmah, bez napuštanja pregleda; vi upisujete samo naziv (šifra i dobavljač su već poznati sa dokumenta i ne unose se ponovo) |
| više njih kod raznih dobavljača | „Šifra sa dokumenta pronađena je kod više dobavljača — dokument nije povezan. Riješite duplikat u registru referenci." |
Nepoznata šifra nikada nije razlog za odbijanje dokumenta — dokument dolazi na pregled, a vi odlučujete.
Ako u pregledu sami promijenite dobavljača, pronađena referenca se odveže i program to kaže: „Referenca sa dokumenta pripada drugom dobavljaču — neće biti vezana za ovu fakturu." Referenca pripada tačno jednom dobavljaču, pa uz drugog ne bi imala smisla.
Šta se dešava poslije
- Naredne fakture tog dobavljača sa istom šifrom same se povezuju sa vašom firmom.
- Referenca ostaje zapisana na fakturi i na stavkama naloga, pa se kartica konta i kartica partnera mogu grupisati po referenci (Ctrl+G) — na primjer „koliko je još neplaćeno, po mjernom mjestu".
- Upozorenje na duplikat fakture uzima referencu u obzir: dvije fakture istog dobavljača, istog iznosa i datuma, ali sa različitim mjernim mjestom više se ne prijavljuju kao mogući duplikat.
Povezano
- Partneri — dobavljač mora postojati prije reference.