Knjiženje fakture (F9) — šablon knjiženja i „Proknjiži odmah"
Šta i zašto
Unesena faktura još nije u knjigama. F9 primjenjuje šablon knjiženja i od fakture pravi nalog: šablon zna koja konta idu na koju stranu, a vi mu date samo konto troška.
Preduslovi
- Faktura je Evidentirana („Proknjižiti se može samo evidentirana faktura.").
- Postoji šablon knjiženja za ulazne fakture. Bez njega: „Šablon za knjiženje ne postoji (nije podešen za ovu firmu)."
- Podešena su podrazumijevana konta firme (PDV, dobavljači).
- Za knjiženje naloga u Glavnu knjigu potrebno je pravo izmjene nad Glavnom knjigom.
Koraci
- Na listi Ulazne fakture stanite na fakturu i pritisnite F9 (isto radi i „Proknjiži (F9)" u meniju reda, i F9 iz pregleda fakture).
- Šablon knjiženja — izaberite šablon iz liste. Ako firma ima više šablona za ulazne fakture, svi stoje u listi i vi birate — više šablona je uredno podešavanje, ne greška.
- Konta troška/prihoda — šablon ostavlja jednu ili više stavki da ih vi popunite („Konto (stavka 1)"). Bez toga: „Izaberite konto za stavku koja se bira pri knjiženju."
- „Prikaži nalog" — prikaže se nalog kakav će biti: konto, opis, duguje, potražuje i zbirovi. Zbirovi obje strane moraju biti jednaki.
- „Proknjiži nalog odmah u Glavnu knjigu" — potvrdno polje; podrazumijevano je uključeno.
- F10 ili „Proknjiži" — nalog se kreira, faktura dobija status Proknjižena.
Odobravanje dokumenta iz reda čekanja (modul AI asistent) knjiži bez pitanja, pa mu više šablona za ulazne fakture nije dovoljno određeno — tu se odbija sa „Postoji više šablona za knjiženje ulaznih faktura — proknjižite kroz F9 uz izbor šablona ili podesite jedan šablon." Ovdje, na F9, izbor pravite vi, pa te poruke nema.
⚠ Status fakture nije status naloga
Ovo je najčešći izvor zabune u cijelom programu:
| Faktura: Proknjižena | faktura je vezana za nalog |
| Nalog: U pripremi (nacrt) | nalog nije u knjigama — nema broj, ne ulazi u salda |
Ako se u modalu isključi „Proknjiži nalog odmah u Glavnu knjigu", nastane tačno ta kombinacija. Program to i kaže odmah ispod polja:
Bez ovoga nalog ostaje u pripremi i faktura nije u knjigama — mjesec se neće moći zaključiti PDV prijavom.
Posljedica se vidi tek na PDV obračunu, danima kasnije: prijava se odbija
Mjesec nije proknjižen: u periodu postoje fakture bez naloga, nalozi u pripremi ili fakture sa storniranim nalogom. Proknjižite ih pa ponovite podnošenje.
a na ekranu se pojavi panel „Fakture koje blokiraju podnošenje" sa razlogom po svakoj fakturi:
| Razlog | Šta se desilo |
|---|---|
| Bez naloga | faktura je samo evidentirana, F9 nikad nije pokrenut |
| Nalog u pripremi | F9 jeste pokrenut, ali bez „Proknjiži odmah" |
| Nalog storniran | nalog je bio proknjižen pa storniran u Glavnoj knjizi |
Prijava se ne odbija iz strogosti: predat mjesec mora imati pokriće u knjigama, jer se prijava brani knjigama, a ne obratno.
Tri izlaza kada je mjesec blokiran
Sva tri vode do istog cilja — nalozi u knjigama:
- Proknjižiti nalog na ekranu naloga. Glavna knjiga → Nalozi za knjiženje, otvorite nalog u pripremi i proknjižite ga.
- Ponovo kroz F9, sa uključenim „Proknjiži odmah". Za fakturu koja još nema nalog to je jedan potez. Za fakturu koja ima nacrt naloga prvo poništite knjiženje pa je proknjižite ponovo.
- Masovno, sa samog PDV obračuna. Panel koji blokira podnošenje ima dugme „Proknjiži naloge" — proknjiži sve naloge u pripremi tog perioda odjednom. Enter na pojedinačnom redu rješava baš tu fakturu, po njenom razlogu. (Detaljno: PDV obračun — dokumentacija u pripremi.)
Masovno dugme cilja samo redove „Nalog u pripremi". Faktura bez naloga rješava se kroz F9, a faktura sa storniranim nalogom vraćanjem u evidentirano pa ponovnim knjiženjem — oboje kroz Enter na tom redu.
Kad je prijava već predata, panel ostaje vidljiv ali bez radnji: „PDV prijava za ovaj period je već predata, pa je period zaključan. Ispravka ovih faktura nije moguća ovdje — predati mjesec se ispravlja knjižnim odobrenjem u prvom otvorenom periodu."
Ispravka predatog mjeseca radi se, dakle, knjižnim odobrenjem proknjiženim u prvom otvorenom periodu — ne storniranjem i ne ponovnim otvaranjem perioda.
Šta se dešava poslije
- Faktura je Proknjižena i više se ne može mijenjati ni stornirati.
- Nalog nosi datum knjiženja fakture (a ako ga nema — datum fakture) i po njemu bira period i poslovnu godinu.
- Ako je „Proknjiži odmah" bilo uključeno, nalog je odmah u knjigama, sa svojim brojem.
Povezano
- Unos ulazne fakture — datum knjiženja se bira tamo.
- Storno i vraćanje u evidentirano — kako se raskida pogrešno knjiženje.