Knjiga potraživanja i obaveza
Šta i zašto
Četvrta knjiga prostog knjigovodstva (obrazac: Prilog 4 uz Pravilnik, „Sl. glasnik RS" 98/15) i jedina koja nije gotovinska: knjiga prihoda i knjiga rashoda bilježe šta je naplaćeno i plaćeno, a ova bilježi šta je fakturisano i koliko je od toga još otvoreno.
Obrazac drži dvije tabele na istom listu: Potraživanja (kupci) gore i Obaveze (dobavljači) dolje, sa istim kolonama okrenutim u suprotnom smjeru.
Ekran je na Izvještaji → Knjiga potraživanja i obaveza (paleta: „Izvještaji — Knjiga potraživanja i obaveza"). Na njemu se ništa ne unosi.
Preduslovi
- Firma je na režimu Prosto knjigovodstvo (četiri knjige) (ili je na njemu bila — tada za pregled i štampu ranijih godina).
- Fakture su unesene: izlazne u KIF ili izdate kroz Fakturisanje, ulazne u KUF.
- Naplate i plaćanja su evidentirana u knjizi prihoda odnosno knjizi rashoda — sa izabranom fakturom.
- Za štampu: popunjeno zaglavlje knjige (podaci o vlasniku, adresi i djelatnosti) — isti banner „Zaglavlje knjige nije potpuno…" i ista veza kao u knjizi prihoda.
- Pravo pregleda nad Izvještajima.
Ekran
Gore su „Štampaj" (Ctrl+P), „Izvoz u Excel" (Ctrl+E) od v2026.10 · KNJ-665 i filteri Godina, Od, Do i Stanje na dan. Kad je zadat presjek, ekran to kaže: „Prikazano je stanje na dan …". Godina van raspona se ne traži („Unesite godinu između 1900. i 2999."), a presjek prije početka izabrane godine se odbija odmah: „Datum presjeka ne može biti prije početka izabrane godine." — i dok ta poruka stoji, ekran ne tvrdi da prikazuje stanje na neki dan.
Svaka tabela ima „Doneseno stanje" iznad, a „Ukupno za prenos" i „Ukupno za godinu" ispod.
| Kolona | Naziv |
|---|---|
| 1 | R. br. |
| 2 | Naziv kupca / Naziv dobavljača |
| 3, 4 | Br. računa, Datum izdavanja računa |
| 5–7 | Fakturisano bez PDV · PDV · Ukupno |
| 8–10 | Broj izvoda · Datum naplate / plaćanja · Naplaćeno / plaćeno |
| 11 | Saldo |
| 12 | Kumulativni saldo |
| 13 | R. br. knjige prihoda / R. br. knjige rashoda |
Ovdje se kolona 2 štampa — Prilog 4 je imenuje, za razliku od priloga 1–3.
- Kolona 5 je iznos fakture umanjen za PDV i uključuje zateznu kamatu ako je fakturisana; ispod tabele obaveza to kaže i ekran: „Kolona „bez PDV" je iznos fakture umanjen za PDV i uključuje zateznu kamatu ako je fakturisana (kolone bez PDV + PDV = ukupno)."
- Kolona 11 je ostatak te fakture poslije tog reda; kolona 12 je tekući zbir fakturisanog umanjen za naplaćeno.
- Kolona 13 je unakrsna veza: broj pod kojim je ta naplata (ili isplata) upisana u gotovinsku knjigu — isti broj koji tamo stoji u koloni 1, u knjizi godine naplate.
- Iznosi su u KM: faktura u stranoj valuti ulazi po svojoj KM protivvrijednosti.
Kako se knjiga puni
Knjiga se izvodi iz dokumenata koji već postoje:
- Potraživanja su izlazne fakture godine (nacrti ne ulaze — po fakturi koja nije izdata niko ništa ne duguje), a kolone 8–10 su naplate koje su u knjizi prihoda vezane za tu fakturu.
- Obaveze su ulazni računi godine, a kolone 8–10 su isplate koje su u knjizi rashoda vezane za taj račun (cijela isplata — i ulazni PDV i nepriznati dio).
- Storno fakture ulazi sa negativnim iznosima, pa se faktura i njen storno u zbiru poništavaju.
- Knjižno odobrenje je poseban red sa negativnim iznosima: u tabeli strane koju ispravlja (izlazna faktura → potraživanja, ulazna → obaveze), u godini fakture koju ispravlja, pod nazivom partnera sa te fakture. Ono umanjuje zbirove i kumulativni saldo; saldo u koloni 11 reda same fakture ostaje bez njega.
Otuda i pravilo: ako se naplata evidentira bez izbora fakture, ona se ne pojavljuje uz nju u ovoj knjizi.
Jedna naplata je jedan red. Faktura naplaćena tri puta ima tri reda, a fakturisani iznosi (kolone 5–7) stoje samo na prvom — inače bi se isti iznos sabrao više puta. Naplata veća od fakture daje negativan saldo — to je znak da je naplata vezana za pogrešnu fakturu, i ispravlja se u knjizi prihoda (odnosno rashoda).
Red pripada godini datuma fakture, a naplate mu se upisuju bez obzira na to kad su stigle. Tako se registar i vodi ručno: faktura izdata u decembru upisuje se u decembar, a naplata iz februara se dopisuje.
Period i presjek su dvije stvari. „Od–Do" bira koje fakture se prikazuju (po datumu fakture), a ostatak godine prenosi u „Doneseno stanje" — naplate prikazane fakture vide se bez obzira na njihov datum. „Stanje na dan" odbacuje i kasnije naplate i kasnije fakture, pa su redni brojevi i kumulativni saldo — stanje tog dana. Datum poslije kraja godine je dozvoljen (npr. šta su fakture 2026. dugovale 30.6.2027.).
Naplata iz neusaglašenog upisa je označena oznakom „neusaglašeno" sa iznosom sa izvoda, i na ekranu, u štampi, Excelu i arhivi; ništa se ne odbija — v. Upis neusaglašen sa izvodom. od v2026.10 · KNJ-660
Šta knjiga ne radi
- Ne prebija potraživanja i obaveze. Dvije tabele stoje jedna ispod druge i nikad se ne sabiraju u jedan saldo.
- Naplata se ne evidentira odavde. Naplata se upisuje tamo gdje je i dokaz — u gotovinskoj knjizi.
- Nema godišnjeg prenosa otvorenih faktura. Faktura izdata 2025. a naplaćena 2026. ostaje u listu 2025. godine; ono što partner duguje iz ranije godine tražite u toj godini.
- Registar se izvodi iznova, pa se kumulativni saldo ranije godine mijenja kad se stara faktura konačno naplati. To je i tačno: kolona kaže šta je otvoreno, a ne šta je bilo otvoreno na 31. 12.
Štampa i izvoz
„Štampaj" (Ctrl+P) i „Izvoz u Excel" (Ctrl+E) daju obrazac sa obje tabele, sa „Doneseno stanje" iznad i „Ukupno za prenos" ispod svake, i sa prenosom iz ranijeg dijela godine kad se štampa period. Presjek i period su odštampani ispod naslova svake strane (i u prvom redu Excela), npr. „stanje na dan 31.3.2026., period 1.1.2026. - 31.3.2026.", a nose se i u nazivu fajla. Štampa se izvodi iznova — nije zamrznut dokument.
Povezano
- Knjiga prihoda · Knjiga rashoda
- KUF — ulazne fakture · KIF — izlazne fakture
- Knjižno odobrenje
- Otvorene stavke — isti posao u firmi sa glavnom knjigom.