Knjiženje putnog naloga („Proknjiži")
Šta i zašto
Knjiženje unosi obračun u glavnu knjigu: trošak puta na troškovna konta, obavezu prema radniku na njegovu karticu, i — ako je bilo akontacije — zatvara tu akontaciju.
Preduslovi
- Nalog je Kompletiran ili Isplaćen („Samo kompletiran ili isplaćen nalog se može proknjižiti.").
- Firma vodi glavnu knjigu. Firma na knjizi prometa ili prostom knjigovodstvu nalog može kompletirati i štampati, ali knjiženje se odbija porukom koja imenuje polje „Režim knjigovodstva": „Firma ne vodi glavnu knjigu, pa knjiženje nije moguće. Polje „Režim knjigovodstva" na kartici firme mijenja se kada firma pređe na dvojno knjigovodstvo." Poruka stoji na formi naloga, a kod „Proknjiži" iz liste naloga stiže kao obavještenje. Nalog ostaje Kompletiran. Režim se provjerava prvi: takva firma dobija baš ovu poruku i kad radnik još nije partner i kad konta nisu podešena — ne traži se da ih podešava za glavnu knjigu koju ne vodi.
- Radnik je partner u glavnoj knjizi.
- U Podešavanjima firme → Službena putovanja podešena su konta. Ako nešto nedostaje, poruka imenuje baš to polje: „Nije podešeno: Konto troška dnevnica — podesite ga u Matični podaci → Podešavanja firme (sekcija „Službena putovanja")." Traži se konto svake stavke koja ima iznos — konto potraživanja od radnika samo kad je data akontacija.
- Otvorena godina i nezaključan mjesec datuma povratka.
- Pravo izmjene nad Putnim nalozima.
Šta se knjiži
Nalog za knjiženje nosi datum povratka (po vremenu u BiH), a u opisu ime radnika i broj naloga.
Trošak i obaveza:
| Strana | Konto | Iznos |
|---|---|---|
| duguje | konto dnevnica | iznos dnevnica |
| duguje | konto km-naknade | iznos km-naknade |
| duguje | konto ostalih troškova puta | zbir ostalih troškova |
| potražuje | konto obaveza prema radnicima (sa radnikom kao partnerom) | ukupan iznos naloga |
Zatvaranje akontacije (samo ako je akontacija data):
| Strana | Konto | Iznos |
|---|---|---|
| duguje | konto obaveza prema radnicima (sa radnikom) | manji od dva: akontacija ili ukupan iznos |
| potražuje | konto potraživanja od radnika (sa radnikom) | isti iznos |
Da bi kartica radnika bila čitljiva. Kad se knjiži cijeli iznos pa se akontacija zatvori zasebnim parom, oba ostatka ispadnu sama od sebe: ono što firma duguje radniku i ono što radnik duguje firmi. Da se knjižila samo razlika, akontacija bi zauvijek ostala otvorena na kontu potraživanja.
Troškovna knjiženja nemaju partnera — trošak je firmin i ne glasi ni na koga. Partner stoji samo na obavezi i na akontaciji.
Kako se knjiži
- Na nalogu dugme „Proknjiži", u meniju reda na listi „Proknjiži", ili Ctrl+K na nalogu.
- Ako datum povratka nije u aktivnoj godini, program prvo javi „Knjiži se …, a aktivna godina je …" i nudi „Nastavi" ili prelazak na godinu povratka.
- Javi se „Putni nalog je proknjižen.", nalog prelazi u status Proknjižen, a dugme „Otvori nalog za knjiženje" vodi na pregled nastalog naloga u Finansijama.
Ako radnik nije partner, knjiženje se odbija sa uputstvom:
Radnik nema partnera u registru, pa se obaveza prema njemu ne može proknjižiti. Otvorite Matični podaci → Partneri i tasterom F7 („Partner od radnika“) kreirajte partnera za ovog radnika, pa ponovite knjiženje.
Kad akontacija ne može biti zatvorena
Knjiženje nikad ne staje zbog akontacije — trošak i obaveza su tačni bez obzira na to da li se akontacija ima čime zatvoriti. Ako nema odgovarajuće otvorene stavke, nalog se proknjiži i javi:
Nalog je proknjižen, ali akontacija od 300,00 KM nije zatvorena — nema otvorene stavke na kontu potraživanja od radnika. Zatvorite je ručno na ekranu Otvorene stavke.
Isto se dešava kad je godina prenesena (početno stanje naredne godine je već proknjiženo): tada se stavke te godine više ne zatvaraju, pa akontacija ostaje otvorena i zatvara se u novoj godini na prenesenoj stavci. Ako je godina zatvorena (zapečaćena), knjiženje se odbija — to više nije stvar akontacije.
Kartica radnika
Radnja „Kartica radnika" (dugme na nalogu, stavka menija reda u listi naloga, i dugme iznad liste partnera za partnera nastalog od radnika, prečica F8) vodi pravo na karticu tog radnika u Finansijama — sa upisanim radnikom i, kad je podešen, kontom potraživanja od radnika (akontacije); obaveza prema radniku se na kartici vidi kad se filter konta obriše.
od v2026.08 · KNJ-304Kartica radnika nije poseban ekran: to je kartica partnera, jer je radnik u knjigama partner kao i svaki drugi. Ko je i radnik i kupac, ima jednu karticu. Radnja se ne nudi korisniku bez prava pregleda nad Finansijama.
Dok radnik nije partner, radnja stoji isključena uz objašnjenje: „Radnik još nije partner u glavnoj knjizi. Kreirajte ga na Matični podaci → Partneri, akcija „Partner od radnika"."
Poništavanje knjiženja
Knjiženje nije jednosmjerno: storno naloga u Finansijama vraća putni nalog iz Proknjižen u Kompletiran, pa se može proknjižiti ponovo. od v2026.08 · KNJ-297
Dvije stvari koje se pri tome ne dešavaju:
- isplata se ne poništava — isplatnica ostaje na snazi i druga se ne nudi;
- storno storna se ne radi — „Storno je dozvoljen samo nad nalogom za knjiženje putnog naloga — storno storna bi ponovo unio obračun u knjige. Otvorite putni nalog i ponovo ga proknjižite."
Ako je akontacija zatvorena, storno prvo traži da se to zatvaranje poništi na Otvorenim stavkama.
Šta se dešava poslije
- Obračun je u dnevniku knjiženja, na karticama i u bilansima.
- Radnikova kartica pokazuje obavezu firme prema njemu (ili njegov dug firmi), i zatvorenu akontaciju.
- Nalog ostaje Proknjižen — to je njegovo konačno stanje; povrat neutrošene akontacije, a za neisplaćen nalog i isplata razlike, i dalje su mogući: virman za isplatu, a kad je biro uključio blagajnu i isplatnica odnosno uplatnica (vidi Isplata i povrat).
- Obaveza prema radniku i njegova akontacija se zatvaraju knjiženjem izvoda: stavka izvoda sa radnikom dobija konto po smjeru — isplata obaveze prema radnicima, uplata potraživanja od radnika, kad radnik tamo ima otvorenu stavku — i prijedlog veze ponudi njegovu otvorenu stavku (vidi Knjiženje izvoda).