Unos i odobrenje putnog naloga
Šta i zašto
Putni nalog je dokument koji odobrava put — izdaje se prije puta ili neposredno poslije njega, i odobrenjem dobija broj. Sve što se kasnije obračunava i knjiži oslanja se na podatke unesene ovdje: datum polaska bira propisane stope, zemlja bira dnevnicu, prevozno sredstvo odlučuje da li se obračunava kilometraža.
Preduslovi
- Radnik postoji u registru radnika i aktivan je — unosi se u modulu Radnici (Ctrl+K → „Radnici — Kadrovska evidencija" → F2), za šta je potrebno pravo izmjene nad tim modulom. Iz putnog naloga se radnik samo bira; novi se odavde ne dodaje. Detalji: Kadrovska evidencija.
- Pravo izmjene nad Putnim nalozima. Korisnik sa pravom pregleda otvara naloge samo za čitanje.
Ekran „Novi putni nalog"
Ctrl+K → „Putni nalozi — Novi putni nalog", ili F2 / „Novi nalog" na listi. Sačuvan nalog se otvara pod naslovom „Putni nalog", uz broj (kad ga ima) i status.
-
Popunite zaglavlje:
Polje Pravilo Radnik obavezan („Izaberite radnika."); nude se aktivni radnici; F4 otvara „Izbor radnika" Relacija obavezna — odakle dokle se putuje Svrha putovanja obavezna Zemlja bilo koja država iz registra država — kucajte naziv, ili F4 za cijeli spisak; Bosna i Hercegovina je domaće putovanje. Bira propisanu dnevnicu: država koja nema svoj red u propisu dobija dnevnicu reda „sve druge države", a obračun kaže koji je red primijenjen Prevozno sredstvo „Službeno vozilo", „Privatno vozilo" ili „Javni prevoz" Registarska oznaka samo za privatno vozilo, i tada obavezna Polazak / Povratak datum i vrijeme (HH:mm) po sarajevskom vremenu (vrijeme u BiH); novi nalog nudi današnji dan, 08:00 i 16:00; iz njih se računa broj dnevnica Pređeni kilometri samo za privatno vozilo; za obračun km-naknade Cijena litra goriva (KM) samo za privatno vozilo, obavezna čim su uneseni kilometri; km-naknada je propisani procenat te cijene Akontacija koliko je unaprijed dato radniku (ako jeste) -
Po potrebi dodajte ostale troškove („Dodaj trošak").
-
F10 ili Ctrl+S (ili dugme „Sačuvaj") čuva. Javi se „Nalog je sačuvan." Nalog je nacrt: nema broj, sve se još mijenja.
Neispravan unos program javlja iznad obrasca („Unesite relaciju.", „Unesite ispravan datum i vrijeme polaska i povratka.", „Registarska oznaka je obavezna za privatno vozilo." …); kod radnika, registarske oznake, cijene goriva i opisa troška stavlja i kursor na to polje.
Dok unosite, iznosi se preračunavaju uživo u odjeljku Obračun — dnevnice, km-naknada, ostali troškovi, ukupno — a Za isplatu stoji u dnu. Detalji: Obračun.
Dugmad u dnu: „Nazad", „Štampaj" (Ctrl+P, kad je nalog sačuvan), za nacrt „Odobri" (F9) i „Sačuvaj", a za kasnije statuse radnje tog statusa. Esc ili „Nazad" vraća na listu; uz nesačuvane izmjene pita „Imate nesačuvane izmjene. Napustiti bez čuvanja?" („Napusti" / „Ostani").
Polazak i povratak se unose i prikazuju po sarajevskom vremenu na svakom računaru — i kad je računar na kojem radite podešen na drugu vremensku zonu. Vrijeme upisuje knjigovođa koji knjiži nalog, a povratak je uvijek u BiH; po danu povratka u BiH nalog se i knjiži.
U noći kad se sat pomjera naprijed (posljednja nedjelja u martu) vrijeme od 02:00 do 02:59 ne postoji: upisano 02:30 program čita kao 03:30 i dnevnice odmah računa od 03:30. U polju se 03:30 pojavi čim napustite polje (Tab, Shift+Tab, Enter ili klik bilo gdje van polja), promijenite datum ili nalog sačuvate (F10) ili odobrite (F9); dok kucate, polje ostaje kako ste ga upisali. Prelazak u drugi program ili karticu preglednika ne računa se kao napuštanje polja.
U noći kad se sat vraća nazad (posljednja nedjelja u oktobru) 02:00–02:59 postoji dva puta; upisano vrijeme se čita kao prvo od ta dva, a nalog koji niste mijenjali zadržava vrijeme sa kojim je sačuvan.
Km-naknada je propisani procenat cijene litra goriva, a ta cijena se mijenja iz mjeseca u mjesec. Program je zato ne pamti kao stalnu vrijednost, nego je traži za svaki nalog i uz polje pokazuje osnov — u RS 20 % cijene litra goriva, u FBiH 15 % cijene litra BMB 95.
Dijalog „Izbor radnika"
F4 u polju Radnik otvara „Izbor radnika": pretraga po imenu i prezimenu, spisak aktivnih radnika i napomena „Radnik se dodaje u modulu Radnici (Kadrovska evidencija)." Strelice biraju red, Enter upisuje izabranog radnika, Esc zatvara bez izbora.
Odobrenje
„Odobri" (F9 na nalogu, ili meni reda u listi) izdaje nalog; nesačuvane izmjene se prije toga sačuvaju:
- nalog dobija broj — neprekinut niz po firmi i godini polaska;
- na nalog se zamrzavaju ime i zvanje radnika — kasnije preimenovanje ili promjena radnog mjesta ne mijenja već izdat nalog;
- nalog se više ne mijenja: „Samo nalog u statusu nacrta se može mijenjati.";
- javi se „Nalog je odobren."
Odobriti se može samo nacrt („Samo nacrt naloga se može odobriti").
Odobrenje se odbija sa „Izabrani radnik ne pripada aktivnoj firmi" prije nego što se broj dodijeli — odbijeno odobrenje ne troši broj i ne ostavlja rupu u nizu.
Štampa
Štampaj daje propisan obrazac putnog naloga u dva dijela — nalog i obračun. Obrazac se bira prema entitetu firme: za RS prema Prilogu 2 Odluke o visini naknade troškova za službena putovanja („Sl. glasnik RS" 57/21), za FBiH prema Prilozima 2 i 3 Uredbe o naknadama troškova za službena putovanja („Sl. novine FBiH" 44/16), sa propisanim rubrikama i potpisnim blokom.
Nalog u statusu Nacrt se štampa sa oznakom NACRT preko dokumenta — da se nacrt ne bi zamijenio sa izdatim nalogom.
Šta se dešava poslije
- Odobren nalog čeka kompletiranje obračuna — tek tada je spreman za isplatu i knjiženje.
- U listi se vidi sa brojem, radnikom, relacijom, datumima, ukupnim iznosom i iznosom za isplatu.